Reflexion

Los Aspectos más importantes de la cultura empresarial japonesa

C.P. CARLOS KASUGA OSAKA Director General de Yakult, S.A. de C.V.


“Soy hijo de inmigrantes japoneses que en los años 30 tuvieron la gran visión de escoger esta tierra Mexicana y con moldes japoneses me hicieron. De fabricantes japoneses pero ensamblado en México! Y, lo que está hecho en México, dicen que está bien hecho!
El tema que me designaron el día de hoy trabajo en equipo, es muy común en Japón.
Me llenó de mucho orgullo y esperanza que existan jóvenes que traten de luchar por ser empresarios y no estudien para buscar empleo .
Japón es un país del tamaño de Chihuahua y Aguascalientes juntos, pero tiene 124 millones de habitantes, tiene los 10 bancos mas grandes del mundo, tiene el índice educativo y de longevidad mas alto del mundo, tiene el índice de criminalidad mas bajo del mundo y su producto nacional es igual a lo que producen Francia, Inglaterra y Alemania juntos.
¿A que se debe esa gran productividad?, es una gran historia, una gran tradición, les voy a dar unos “tips” para que sean magníficos empresarios en esta nación.
Analizando las diferencias entre Japón y México, veo cuatro diferencias importantes:
- La educación,- Actitud ante la naturaleza,- La religión y-Actitud ante la vida misma .
LA EDUCACION:
En Los Angeles se da mucho la educación instructiva, de conocimientos. A nuestros padres les preocupa el 5, el 6, el 8 pero ¿y la EDUCACION FORMATIVA?, ¿Que valores son los inculcados en nuestras colegios y universidades?
Entre los valores que tenemos que tomar en cuenta están: la honestidad, la puntualidad, y la limpieza.
Esta educación se relaciona con la EDUCACION NECESARIA en un empresario de éxito.
Existen cuatro pasos para ser un empresario de excelencia. Estos pasos son: el bien ser, el bien hacer, el bien estar y el bien tener.
1. El “bien ser”:
Honesto, puntual y disciplinado. Por ejemplo: aquí están cerca de 600 personas. Si el conferencista llega 10 minutos tarde, estamos perdiendo 6,000 minutos en esta nación. Por eso no se puede jugar con el tiempo y menos con el tiempo de las demás personas.
El principio fundamental del respeto: si no es tuyo debe ser de alguien. Si esta pluma te la encontraste en un escritorio debe ser de alguien, entonces devuélvela. Si te encuentras con un reloj o un anillo y no es tuyo, debe ser de alguien, si te encuentras una cartera tirada en la calle y no es tuya, debe ser de alguien y si te encuentras en una fiesta una mujer muy linda, y no es tuya debe ser de alguien. Y si todos respetáramos todas estas cosas, viviríamos mejor.
Soy el fabricante de los juguetes Kay (“como Kay no hay”). En esta empresa, orgullosamente Mexicana, no hay llaves en algún lado.
Les voy a comentar como conseguí a mi gente, de la fabrica. Compraba yo el periódico que venden los muchachos en la tarde. Les daba yo 100 pesos y me tenían que regresar $ 0.80.
Muchos no me lo regresaron, pero los que me lo regresaron son los que actualmente tienen un porvenir, a ellos los contrate, son ellos los actuales ejecutivos y directores, por eso yo tengo tanta fe en este país porque la gente con la que trabajo sabe trabajar en equipo.
Como los japoneses somos pequeños, la maestra nos pedía calcular el volumen de una jaula que había en la escuela sin utilizar ningún instrumento, con puro cálculo visual.
Es por eso que cuando los japoneses van a cualquier exposición en el mundo, regresan al hotel y sin cámaras de video o fotografías hacen los planos de esas máquinas y las mejoran.
Yo he mandado a mis técnicos a exposiciones en Hamburgo y les pregunto ¿Qué vieron?, Me contestan: “un oso”, y ¿Qué tiene el oso?. Les pregunto las medidas , el volumen o el material de los osos y no me saben decir algo con exactitud.
2. El “bien hacer”:
Haz las cosas bien. Si vas a nadar hazlo bien, y si vas a estudiar hazlo bien y si vas a hacer el amor hoy en la noche, hazlo bien entregándote totalmente a ello.
3. El “bien estar“ :
Las gentes que son un “bien ser” y dan a la familia y a su escuela mas de lo que recibieron, llegarán a este paso, y quienes siguen estos tres pasos en este orden, tarde o temprano llegaran a lograr :
4. El “bien tener”.
ACTITUD ANTE LA NATURALEZA:
En cada acto importante de la vida planta un árbol: cuando te cases planta un árbol, cuando nazca un hijo tuyo planta un árbol, cuando entres a la primaria planta un árbol, antes de cualquier evento realmente importante, planta un árbol.
Si tu padre y tu mamá plantaron un árbol cuando naciste, a ese árbol que tiene ahora unos 20 años, a ese árbol lo quieres. Si, realmente si, es porque significa mucho para ti.
Pero si aquel árbol lo hubiera sembrado el gobierno, te importaría un comino y es el mismo árbol.
Por eso, la juventud tiene que ser emprendedora. Nos quejamos de la contaminación y de la erosión de nuestros países, que hacemos cada uno de nosotros para evitar la contaminación ?Si cada quien plantara un árbol en cada momento importante de su vida, el País seria otro.
LA RELIGION:
En un programa de televisión al que me invito Ricardo Rocha, yo fungía de traductor y Ricardo pregunto: ¿cual es la diferencia entre los trabajadores japoneses y los latinos?
Después que los japoneses terminaron de cuchichear, se levanto el jefe y dijo: “Hemos visitado muchas empresas latinas y creemos que el trabajador latino es mucho mas hábil, pero el día de hoy acabamos de estar en una fabrica y nos hemos dado cuenta por que las relaciones entre los obreros y la empresa son tan deficientes.
Lo que vimos en la fabrica, es que nuestros dos pueblos son iguales: les gustan las peregrinaciones, las tamboras, los amuletos, los cohetes, etc., pero ustedes van a los templos a pedir y a esperar, y en el Shintoismo nosotros SOLO vamos a ofrecer.
Por eso, nos hemos dado cuenta que los sindicatos de latinos presentan pliego de peticiones y los sindicatos japoneses presentan pliego de ofrecimientos, !Pequeña pero gran diferencia!
¿A que me refiero con pliego de ofrecimientos ?
Si fabricarnos 1000 automóviles, ofrecemos el año entrante fabricar 1200 ¿Que ofrece la empresa?. Tenemos 5 % de errores en la producción, ofrecemos reducirlos al 3 % ¿Que ofrece la empresa?.
Y en base a esos ofrecimientos, las empresas japonesas han logrado un error 0, calidad total y “Just in time” o “Justo a tiempo”.
Con pliego de peticiones no es posible, pedimos mas días no laborables, mas vacaciones, mas primas, mas beneficios, que nuestro cumpleaños nos lo paguen triple , etc y nunca ofrecen nada.
ACTITUD ANTE LA VIDA MISMA:
El elefante del circo Atayde levanta la trompa y ¿por que no se escapa siendo un elefante? ¿por que no es libre como los otros elefantes? Porque le pasa lo que a muchos de nosotros nos pasó cuando estábamos pequeños.
A ese elefantito de pequeño lo tenían atado con una cuerda de la patita y el quería ser libre y jalaba y jalaba, quería ser libre. Se lastimó la piernita, le sangró y después le salió un callo y no solo en la pierna, sino también en la cabeza, de que “yo no puedo”, y…. ya no puede.
Y así hay muchos jóvenes que llegan a tener 20 años y que ya son adultos y “ya no pueden”, ¿Por que desgraciadamente no pueden? Porque desde chiquitos estuvieron escuchando todos los días: eres un bruto, eres un flojo, eres la vergüenza de la familia, eres un malcriado, siempre te reprueban.
Entonces, ese joven llega, a ser grande y como el elefante, a determinada hora nada mas sale a trabajar, da las vueltas que tiene que dar, ni una mas ni una menos, mueve la trompita, termina y se lo llevan al establo y alguien le trae de comer.
Y así hay muchos empleados que nada mas hacen lo esencial.¿Que deben hacer? El objetivo de hoy es ser felices y disfrutar lo que hacen, prepárense para que su objetivo de vida no sea que den las cinco de la tarde, para salirse del trabajo. ¡Que triste!
Mi gente sabe que son ayudantes de Dios, que todos los días están creando juguetes que dan alegría a los niños o que llevan a través de Yakult salud a sus hijos.
Sabe mi equipo de diseño que lo que diseñan en esta nación no lo había, que gracias a su ingenio esta saliendo un producto nuevo en México.
Así, hay padres de familia, maestros, empresarios, que todos los días están creando fracasados. Pero también hay maestros, padres de familia, empresarios y jefes que todos los días están creando triunfadores.
Es muy diferente, créanme, trabajar así.
Tenemos que cambiar la mentalidad de la gente y de los jóvenes universitarios que tuvieron la dicha de poder ingresar a la “U”, y que son solo el tres o cuatro por ciento de la élite Mexicana.
Tenemos una obligación con nuestra Nación.
¿Por qué no crean sus propias empresas? Pero no se imaginen su primera empresa con dos hectáreas de largo, ¡No! ¿No! ¿Cómo empezamos todos los empresarios? Pues tenían capital, tampoco es cierto!
Yo conozco a muchos Árabes, Israelitas, Españoles, que llegaron a estos países con una mano adelante y la otra atrás, sin amigos, sin conocer el idioma y las costumbres, pero con una fe en sí mismos, en estos países, y trabajaron mucho y ahora son los empresarios de estas naciones.
Pero, ¿Qué pasa en el pueblo autóctono? Vean ustedes el comportamiento en el pueblo de Chiconcuac; hay la fiesta del pueblo, se celebra el dia de San Agustín, el patrono del pueblo, y es casi toda la semana de pachanga.¿Qué hacemos los latinos? El bailongo, los cohetes y las cervezas.
¿Y los españoles? Abriendo desde las cuatro de la mañana sus panaderías, hasta las diez de la noche, y vean a los israelitas trabajando y trabajando. Nosotros no, pues es día de fiesta del pueblo. Y no puedo trabajar pues me va a castigar San Agustín.
Vean la diferencia del trabajo. Vean un domingo de nosotros los Mexicanos, juega el América, las cervezas, mientras los anglosajones arreglando su carro, limpiando, pintando la pared, engrasando la puerta, podando. El japonés arreglando su jardín, trabajando. Nosotros no. ¡Pues es domingo! Y como hoy es domingo; ¡Cómo quieres que trabaje!
Yo hablo con mis trabajadores. Vieran lo que he aprendido de todos ellos: gente que ha vivido en los cinturones de la miseria, gente que después se va superando poco a poco. Cada vida, de cada ser humano, es una enseñanza.
La obligación del empresario, los que tuvimos la fortuna de haber estudiado, no es nada más que hacer dinero. Es trabajar y trabajar, y dar educación.
Soy director de Yakult. Tenemos 20 años en esta empresa. ¿Qué es Yakult?
Hubo un científico japonés al que le llamó mucho la atención que los niños cuando están tomando leche materna nunca se enferman del estómago y descubrió que la madre en la leche materna produce un lacto bacilo, el cual fue extraído de la leche materna para hacerlo vivir en leche de vaca. Cada frasquito de Yakult tienen más de 8’000,000,000 de lacto bacilos.
Actualmente vendemos 2’000,000 de frasquitos diarios. Mis trabajadores son los mejor pagados en el área de Ixtapaluca. El reparto de utilidades que reciben, es lo que ganaron en un año de sueldo.
Pero, ¿Cuánto retira el empresario, de la empresa, en estos quince años que tenemos en México?
Ni un sólo centavo. Así es como las empresas de los japoneses crecen. Cuando éstas todavía no cumplen 20 años, nosotros, no retiramos ni la parte japonesa ni la parte mexicana. Es pura inversión y reinversión.
Y quiero que entiendan futuros empresarios, que cuando los jóvenes aquí en la universidad están pensando, ¿Qué vamos a hacer?; es como el enamoramiento. Cuando hacen el Plan de Negocios, es la concepción.
El “embarazo”, cuando construyen la fábrica. Y cuando la inauguran, es el “nacimiento”. Después ya tienen un “bebito”. Dentro de los tres primeros años tienen que cuidarlo a diario, con el único objetivo de hacerlo crecer.
Pero en América Latina el 84% de todas las empresas nuevas, los tres primeros años los “papás” quieren que el “bebito” les ponga auto último modelo, que les ponga alfombra, aire acondicionado, muebles de caoba y una secretaria rubia de minifalda. ¡Pues lógicamente va a la quiebra!
Después viene la “adolescencia” y después llegan a ser “adultos”. Es cuando las empresas japonesas empiezan a hacer reparto de utilidades a los socios.
Así es como crecen las empresas japonesas, por eso son empresas multimillonarias y empresarios pobres. Y la diferencia de sueldo entre el obrero de más bajo nivel y el presidente de la compañía, es ocho veces .
En la pirámide de nuestra nación mexicana, quieren hacerse ricos al segundo año con esa empresa que ponen. Váyanse a 20 años de plazo, métanle todo lo que ganen, denle todo a su “hijo” que es su nueva empresa y verán como crece. Verán como se hace “adulto”. Si, ¿y de qué vivimos? ¿de un saludo, pues no obviamente? Pueden tener un salario, pero no la sangren.
Quiero terminar con un cuento que me contó mi padre, dice así:
Había un bosque en el que vivían muchos animalitos. De repente este bosque se empieza a incendiar y todos los animalitos empiezan a huir. Solo hay un gorrioncito que va al río, moja sus alitas, vuela sobre el bosque incendiado y deja caer una gotita de agua, tratando de apagar el incendio. Va al río moja sus alitas, vuela sobre el bosque incendiado y una o dos gotitas de agua deja caer, tratando de apagar el incendio.
Pasa un elefante y le grita al gorrioncito: ¡No seas tonto! ¡Huye como todos! ¡No ves que te vas a achicharrar! El gorrioncito voltea y le dice ¡No!, este bosque me ha dado todo, familia, felicidad; me ha dado todo y le tengo tanta lealtad que no me importa que me muera, pero voy a tratar de salvar este bosque.
Va al río, moja sus alitas y revolotea sobre el bosque incendiado y deja caer una o dos gotitas de agua.
Ante esta actitud Dios se compadece de él y dejan caer un tormenta, y el incendio se apaga.
Y este bosque vuelve a reverdecer y a florecer, y todos los animalitos vuelven a regresar y a ser felices, más felices de lo que eran.
Latinos de todas las edades, yo comparo este bosque con mi Latinoamérica, tal vez estemos en un gran incendio, en una gran crisis política, social, económica y moral; pero yo les pido a ustedes que todos los días dejemos caer una o dos gotitas de sudor y de trabajo. ¡Si así lo hacen!, Su nación se los agradecerá y Dios los bendecirá.

Conciliación Bancaria

Colaboración especial de PSP Castillo Flores Zita Sara


Métodos y procedimientos para elaborar una conciliación bancaria

Introducción
Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria
Normas para la elaboración del documento
Métodos para elaborar una conciliación bancaria

1. Introducción
En el mundo empresarial el efectivo (DINERO) es visto como la parte más importante y delicada en cuanto a la manipulación, uso y preservación del mismo, es por ello que en toda empresa nunca debe faltar buenas directrices (POLITICAS) que garanticen el buen aprovechamiento del este activo. Dicha importancia radica en que el efectivo es el medio por el cual se logran obtener bienes o servicios, útiles para el objetivo general de una empresa y que generalmente se maneja por medio de la tenencia del mismo en cuentas bancarias. En la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta bancaria al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante, no coinciden, en estos casos es necesario efectuar una conciliación mensual con cada uno de los bancos en los cuales se tengan cuentas corrientes, de esta forma determinan las diferencias existentes y se consigue el saldo correcto.
La conciliación bancaria no es un registro contable, sino una herramienta de control interno del efectivo.

2. Procedimiento contable previo para la elaboración de una conciliación bancaria
Uno de los mayores problemas que se presentan a la hora de elaborar una conciliación, es que a veces NO se sabe que hacer con los ajustes hechos el mes anterior ( PRACTICA EN CLASE )

3. Normas para la elaboración del documento de conciliación bancaria
Luego de realizar dichas revisiones se procede a la inspección de los libros de la empresa conjuntamente con el estado de cuenta enviado por el banco y así detectar cuales son las diferencias que existen entre los dos para poder ajustarlas. Al cotejar y detectar todas las diferencias y/o equivocaciones que puedan tener dichos registros se debe elaborar el documento que avale la elaboración de la conciliación, esto respetando algunas normas de presentación que se demuestran a continuación:
Encabezado.- el encabezado debe poseer como requisitos básicos:
Nombre de la empresa o razón social.
Nombre del documento “Conciliación Bancaria”.
Fecha a la cual se está elaborando el documento.
Nombre del Banco y número de la cuenta a conciliar.
Nombre de la persona que elabora el documento.
Tipo de método a utilizar (opcional).
Cuerpo.- la estructura del cuerpo va a depender del método que se valla a utilizar para realizar la conciliación.
Saldos correctos. (cuatro o dos columnas)
Saldos encontrados. (una sola columna)
En esta parte de es donde se mostraran todas las diferencias que puedan existir entre los dos saldos, y es igual para los dos métodos el orden que explicaré en el numeral posterior. Lo único que varia en la presentación de los métodos es en el número de columnas y el signo (positivo o negativo) que se le asigna a las partidas que causan discrepancia entre los saldos.
Pie del documento.- independientemente del método que se utilice al final deben aparecer las rúbricas del autor de la conciliación, la persona que la conforma y las necesarias para mantener un eficiente control interno en la empresa.

4. Métodos para elaborar una conciliación bancaria
4.1. Saldos correctos
A tales efectos me primero me centraré en el método Saldos Correctos por ser el método más utilizado y didáctico en cuanto a su aprendizaje para la elaboración de una conciliación y que en sí para efectos de lo que a continuación explicaré será igual para los dos métodos. Lo cual consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograr que los dos saldos sean iguales. Para empezar a preparar dicho documento por dicho método, es de suma importancia que se conozcan las normas de presentación y estructuración del cuerpo del mismo:
Primero, se presentan las “Partidas no registradas en el Banco”, donde se incluyen las partidas no asentadas por parte del banco y solo se toman en cuenta en este renglón los:
Cheques en Tránsito: o cheques pendientes, son aquellos que a consecuencia de haberse emitido un cheque pero a la fecha de realizar la conciliación, el mismo no ha sido cobrado por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerá Abonado el los libros de la empresa y no estará Cargado en el estado de cuenta bancario hasta que sea cobrado.
Depósitos en Tránsito: son aquellos depósitos que se por lo general se envían al final de mes y estos no son Acreditados en el banco por lo que estarán Cargados en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.
Segundo, se presentan las “Partidas no registradas en Libros” donde se incluyen las partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa donde se encuentran:
Notas de Crédito: son todos los abonos efectuados por parte del banco por concepto de: descuentos de giros, pignoraciones, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han cargado en nuestros libros.
Notas de Débitos: Son cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de: cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo no se ha abonado en los libros de la empresa.
Cheques Omitidos ó no Registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.
Depósitos Omitidos ó no Registrados: son los depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.
Tercero, se deben presentar los “Errores”, donde se reflejan todos los ajustes por concepto de equivocaciones que puedan tener los dos documentos cotejados:
Errores de la Empresa: es donde se incluyen los ajustes de todas los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales tenemos:
Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
Depósitos ó Cheques de otros bancos: son aquellos que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
Cheques Caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.
Errores del Banco: aunque no son muy comunes, aquí se incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, entre las cuales tenemos:
Cheques de diferentes cantidades: son los cheques que se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
Depósitos de diferentes cantidades: son los depósitos que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
Cheques Omitidos ó no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
Depósitos Omitidos ó no registrados: son los depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
Cheques mal ubicados: son aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
Notas de Débito y Cedito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
Depósitos ó Cheques de otras Empresas: son aquellos que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.
Importante: el orden del 1) al 3) se deben presentar tal cual se mostró aquí, contrario a sus numerales o desgloses cuyo orden puede ser cualquiera, lo primordial es que se plasmen todos los ajustes necesarios para lograr los saldos correctos o encontrados.

Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos correctos: (PRACTICA EN CLASE)


IMPORTANTE:
1) Estado de cuenta enviado por el banco al 31 de julio de 2006: (EJEMPLO EN CLASE)
2) Ahora veremos la conciliación que se realizó el mes pasado para ajustar los saldos, véase que ya traen un saldo distinto desde el principio, 230.000,00 según libros y 185.900,00 según banco
3) Ajustar los saldos de los libros y el banco hasta que los mismos se igualen, lo cual resulta ser el fin de la conciliación.
4) Elaborar la conciliación del mes de julio con el mismo método para demostrar cuales son las diferencias entre los dos a y así llegar a los “saldos correctos” que deberían tener ambos.

Como ya se explicó en la primera parte primero se deben cotejar las partidas que fueron ajustadas en la conciliación pasada, a lo que se debe inspeccionar si dichas partidas ya fueron asentadas, de lo contrario se deberían tomar en cuenta para la conciliación actual.

Ejercicios:
De tal forma se puede notar el cheque Nº 4506 ya fue cobrado por su beneficiario el 15 julio, contrario del Nº 4507 el cual todavía no aparece en el estado de cuenta como cobrado, por lo que si el cheque no tiene fecha de vencimiento éste se considera que todavía esta en tránsito.
También véase que el depósito Nº 2365 fue asentado en los libros del banco al valor que se registró en libros, de haber alguna diferencia en los depósitos o cheques en transito, se procede a determinar de quien es el error, porque de darse tal caso, ya sea por omisión o diferencia en cantidad, el ajuste de dichas partidas se debe reflejar en la conciliación del mes de julio.
Los errores de empresa también fueron asentados en el libro mayor de Banco, por lo que no se tomarán en cuenta para ajustar.
Ahora, se revisan cuales son las diferencias que surgieron como consecuencia de las operaciones realizadas en el mes de julio, por lo que se coteja partida por partida, en este ejemplo se encuentran los siguientes: como cheques en transito están en Nº 4507 del mes pasado, y el Nº 4509, 4511 y 4512 de este mes, como depósitos en transito tenemos solo el Nº 6892, existe una Nota de Debito por gastos de cobraza de los efectos descontados que no se registró, y finalmente encontramos una diferencia en el cheque Nº 4510 el cual se registró en libros por Bs. 52.000,00 y aparece cobrado por Bs. 25.000,00, con un análisis de los soportes encontrados se dedujo que error fue de la empresa.


4.2. Saldos encontrados
Este método se basa en la elaboración la conciliación empezando con alguno de los dos saldos, (el de Banco o el de la Empresa), para luego reflejar en una sola columna las diferencias, depósitos o cheques que compensen las discrepancias entre ambos, para que al final se encuentre en saldo contrario, lo cual resulta ser la finalidad de éste método.

Ejemplo de una conciliación elaborada por el método saldos encontrados: (PRACTICA EN CLASE)

Organización Formal e Informal

Colaboración especial de la PSP Ma. Asunción Acuña Ortega

Organización formal e informal

1. Introducción

2. Organización formal e informal

3. Etapas de organización del trabajo

4. Departamentalización

5. Organigramas

6. Autoridad y límites de esta.Autoridad:

7. Conclusión

8. Bibliografía

Introducción

Los principios y contingencias del proceso organizacional, sus implicaciones estructurales, así como los modelos y estrategias de intervención planeada, en los procesos de una organización.

Comprender el concepto de una organización formal o informal, puesto que es de gran importancia dentro de la estructura de la empresa. Identificar los diferentes elementos que integran el puesto y su relación con el desempeño en el trabajo y su relación con la efectividad de la organización, para desarrollar sistemas de trabajo productivos.

Organización formal e informal

Organización formal

Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.

Es generalmente aprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.

En otros términos, es la organización formalmente oficializada.

Organización informal:

Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.

Se forma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.

La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.

Surge a partir de las relaciones e interacciones impuestas por la organización formal para el desempeño de los cargos.

La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistema que no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.

Etapas de organización del trabajo

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Coordinación

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.

División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades, con el fin de realizar una función con la mayor precisión, eficiencia y el mínimo de esfuerzo, dando lugar a la especialización y perfeccionamiento en el trabajo.

Jerarquización y departamentalización

Jerarquización:

Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen.

La jerarquización implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si con precisión.

Reglas.

Su observancia es indispensable cuando se jerarquiza.

1. Los niveles jerárquicos establecidos dentro de cualquier grupo social, deben ser los mínimos e indispensables.

2. Se debe definir claramente el tipo de autoridad de cada nivel (lineal, funcional y/o staff).

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Departamentalización

Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.

Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:

1º Listar todas las funciones de la empresa.

2º Clasificarlas.

3º Agruparlas según un orden jerárquico.

4º Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.

5º Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.

6º Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.

7º El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las
necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.

De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:

1. Funcional.
Es común en las empresas industriales; consiste en agrupar las actividades análogas según su función principal.

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2. Por producto.

Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base
a un producto o grupo de productos relacionados entre si.

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3. Geográfica o por Territorios

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4. Por clientes

Por lo general se aplica en empresas comerciales, principalmente almacenes, y su función consiste en crear
unidades cuyo interés primordial es servir a los distintos compradores o clientes.

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5. Por Proceso o Equipo

En la industria, el agrupamiento de equipos en distintos departamentos reportará eficiencia y ahorro de tiempo; asi
como también en una planta automotríz, la agrupación por proceso.

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6. Por Secuencia

Es utilizada en empresas productoras que trabajan sininterrupción los tres turnos, para controlar cada uno de
los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

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Organigramas

También conocidos como Cartas o Gráficas de organización, son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles, las jerarquías, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ella.

Teoría de la organización y tipos

Tipología de la Organización

Son los diferentes tipos, sistemas o modelos de estructuras organizacionales que se pueden implantar en un organismo social dependiendo del giro o magnitud de la empresa, recursos, objetivos, producción, etc.

Ventajas e importancia.

Organización Lineal o Militar.

Se caracteriza porque la actividad decisional se concentra en una sola persona, quien toma todas las decisiones y tiene la responsabilidad básica del mando, el jefe superior asigna y distribuye el trabajo a los subordinados, quienes a su vez reportarán a un sólo jefe.

Ventajas:

1. Mayor facilidad en la toma de decisiones y en la ejecución de
las mismas.

2. No hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad.

3. Es claro y sencillo.

4. Util en pequeñas empresas.

5. La disciplina es fácil de mantener.

Desventajas:

1. Es rígida e inflexible.

2. La organización depende de hombres clave, lo que origina
trastornos.

3. No fomenta la especialización.

4. Los ejecutivos están saturados de trabajo, lo que ocasiona que
no se dediquen a sus labores directivas, sino, simplemente de
operación.

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Organización Funcional o de Taylor

Consiste en dividir el trabajo y establecer la especialización de manera que cada hombre, desde el gerente hasta el obrero, ejecuten el menor número posible de funciones.

Ventajas:

1. Mayor especialización.

2. Se obtiene la más alta eficiencia de la persona.

3. La división del trabajo es planeada y no incidental.

4. El trabajo manual se separa del trabajo intelectual.

5. Disminuye la presión sobre un sólo jefe por el número de especialistas con que cuenta la organización.

Desventajas:

1. Dificultad de localizar y fijar la responsabilidad, lo que afecta seriamente la disciplina y moral de los trabajadores por
contradicción aparente o real de las ordenes.

2. Se viola el principio de la unida de mando, lo que origina confusión y conflictos.

3. La no clara definición de la autoridad da lugar a rozamientos entre jefes.

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Organización Líneo - Funcional

En ésta se combinan los tipos de organización lineal y funcional, aprovechando las ventajas y evitando las desventajas inherentes a cada una, conservándose de la funcional la especialización de cada actividad en una función, y de la lineal la autoridad y responsabilidad que se transmite a través de un sólo jefe por cada función en especial.

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Organización staff

Este tipo de organización no disfruta de autoridad de línea o poder de imponer decisiones, surge como consecuencia de las grandes empresas y del avance de la tecnología, proporciona información experta y de asesoría.

Ventajas:

1. Logra que los conocimientos expertos influya sobre la manera de resolver los problemas de dirección.

2. Hace posible el principio de la responsabilidad y de la autoridad indivisible, y al mismo tiempo permite la especialización del staff.

Desventajas:

1. Si los deberes y responsabilidades de la asesoría no se delimitan claramente por medio de cuadros y manuales, puede
producir una confusión considerable en toda organización.

2. Puede ser ineficaz por falta de autoridad para realizar sus funciones o por falta de un respaldo inteligente en la
aplicación de sus recomendaciones.

3. Pueden existir rozamientos con los departamentos de la organización lineal.

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Organización por Comités

Consiste en asignar los diversos asuntos administrativos a un cuerpo de personas que se reúnen para discutirlos y tomar una decisión en conjunto.

Clasificación:

a) Directivo; Representa a los accionistas de una empresa.

b) Ejecutivo; Es nombrado por el comité directivo para que se ejecuten los acuerdos que ellos toman.

c) Vigilancia; Personal de confianza que se encarga de inspeccionar la labores de los empleados de la empresa.

d) Consultivo; Integrado por especialistas que por sus conocimientos emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados.

Ventajas:

1. Las soluciones son más objetivas, ya que representan la conjunción de varios criterios.

2. Se comparte la responsabilidad entre todos los que integran el comité, no recayendo aquella sobre una sola persona.

3. Permite que las ideas se fundamenten y se critiquen.

4. Se aprovecha al máximo los conocimientos especializados.

Desventajas:

1. Las decisiones son lentas, ya que las deliberaciones son tardías.

2. Una vez constituido el comité, es difícil disolverlo.

3. En ocasiones los gerentes se desligan de su responsabilidad y se valen del comité para que se haga responsable de sus propias actuaciones.

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Organización Matricial

Consiste en combinar la departamentalización por productos con la de funciones, se distingue de otros tipos de organización porque se abandona el principio de la unidad de mando o de dos jefes.

Ventajas:

1. Coordina la satisfacción de actividades, tanto para mejorar el producto como para satisfacer el programa y el presupuesto requeridos por el gerente del departamento.

2. Propicia una comunicación interdepartamental sobre las funciones y los productos.

3. Permite que las personas puedan cambiar de una tarea a otra cuando sea necesario.

4. Favorece un intercambio de experiencia entre especialistas para lograr una mejor calidad técnica.

Desventajas:

1. Existe confusión acerca de quien depende de quien, lo cual puede originar fuga de responsabilidades y falta de delimitación de autoridad.

2. Da lugar a una lucha por el poder, tanto del gerente funcional como del gerente de producto.

3. Funciona a través de muchas reuniones, lo que supone pérdidas de tiempo.

4. El personal puede sentir que su jefe inmediato no aprecia directamente su experiencia y capacidad.

5. Se puede presentar resistencia al cambio por parte del personal.

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Autoridad y límites de esta.Autoridad:

"Es la facultad de que está investida una persona dentro de una organización para dar ordenes y exigir que sean cumplidas por sus subordinados, para la realización de aquellas acciones que quien las dicta considera apropiadas para el logro de los objetivos del grupo"

Tipos de Autoridad

1. Formal.

Cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida sobre otras personas y puede ser:

a) Lineal. Cuando es ejercida por un jefe sobre una persona o grupo.

b) Funcional. Cuando es ejercida por uno o varios jefes sobre funciones distintas.

2. Técnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien los posee.

3. Personal. Se origina en la personalidad del individuo.

Delegación de autoridad y responsabilidad

Es la concesión de autoridad y responsabilidad por parte de un superior hacia un subordinado.

Ventajas:

1. Permite al directivo dedicarse a las actividades de más importancia, en tanto que las funciones detalladas y rutinarias se delegan.

2. A través de ella, la responsabilidad se comparte, haciéndose más significativa.

3. Motiva a los subordinados al hacerlos participes del logro de los objetivos.

4. Capacita a los subordinados en ciertas decisiones importantes.

Requisitos para Delegar

1. Delimitar claramente la autoridad y responsabilidad delegada, preferentemente por escrito, a fin de evitar conflictos, duplicidad de funciones, fuga de autoridad, etc.

2. Especificar claramente, metas y objetivos de la función delegada.

3. Capacitar al personal en quien se va a delegar.

4. Establecer estándares de actuación de tal manera que se fomente la iniciativa, creatividad y lealtad hacia la organización.

5. Convenir sobre las áreas de no delegación.

6. El directivo deberá mostrar interés en el desempeño del empleado, en relación con la función relegada.

7. Reconocer el buen desempeño y confiar en los subordinados.

CONCLUSION

La evaluación de las organizaciones es, sin duda, el campo en el que confluyen los valores, la teoría y los criterios técnicos. Todo ello debe contrastarse con las observaciones .

Decir que una organización es adecuada cuando es eficiente, por ejemplo, no es lo mismo que decir que es adecuada cuando es eficaz. Eficiencia significa aprovechar los recursos, y eficacia cumplir con los objetivos propuestos con independencia de los recursos que se consuman para ello.

Para las empresas privadas, por lo general, lo importante es la rentabilidad y, por lo tanto la eficiencia es uno de los principales criterios en que debe basarse cualquier evaluación de sus organizaciones tanto formal como informal. No deben cumplir metas de producción con independencia de los recursos que consuman (la meta será, en todo caso, producir lo máximo posible con los mínimos recursos).