Escrito por: Lic. Verónica Vázquez Ramirez
Se llevo a cabo la reunión de Vinculación, a la que asistieron empresas como:
* RASSINI
* LAMOSA
* AGUA SAN MARTIN
* CAMARA DE COMERCIO
* IGUAZU
* CFE
Dentro de los temas a tratar fue la solicitud de material, se dio a conocer los nuevos módulos: Derechos Humanos y Proyecto de Emprendedores.
Es importante que sepas que nos ganamos LA BECA DEL TECNOLÓGICO DE MONTERREY, ¡Felicidades al alumno Emmmanuel Mejia! ya que pondrá en todo lo alto al plantel San Martin.
Se realizo el concurso a Cartel Patriótico, el dia 15 de Septiembre, los ganadores fueron:
- Primer Lugar: Mónica Hernández 1102
- Segundo Lugar: Laura Espejel Calvario 3101
- Tercer Lugar: Carolina espejel Calvario 3101
Ahora el plantel cuenta con un enlace académico, el cual tiene como función identificar las problemáticas de los alumnos, dando las estrategias de trabajo, seguir la encusta CONALEP ORIENTA.
Su horario es Lunes 8:00 a 16:00, Miércoles de 11:00 a 15:00, Jueves de 8:00 a 12:00 y viernes de 11:00 a 15:00 hrs.
Los centros de evaluación cumplieron con la meta de 41 avaluados, felicidades.
El 18 de Septiembre los PSP Elvia Gónzalez Gutierrez, Laura de Jesus Pérez (Puebla I) y Ma Asunción Acuña Ortega, Luis Enrique Romero Jordán (Puebla III), fueron evaluados en los cursos de Etica en los espacios educativos, Contextualización.
viernes, septiembre 29, 2006
miércoles, septiembre 13, 2006
Materiales para organizar un archivo
Material de la Academia de Administración
Participación especial de: Lic. Maria Asunción Acuña Ortega, Lic. Martha Pérez Sarmiento, Lic. Miriam Moreno Sánchez
Materiales para la organización de gaveta.
Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:
CARPETAS:
Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión). Se recomienda el uso de Carpetas reforzadas para el uso arduo a que se destinaran, principalmente las que se conocen son para uso arduo. Las hay colgantes (se sujetan de la gaveta metálica) que permiten una ubicación con mayor facilidad.
GUÍA:
Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar. Existen guías para la división del archivo, la característica del material grueso de su elaboración, es por el uso constante que se le dará a cada una de ellas.
PESTAÑAS Y SU POSICIÓN:
Las pestañas son una partes salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas. Las pestañas son de uso generalizado en los sistemas de archivo, en las papelerías hay diseños que permiten la expansión inmediata y la protección de las mismas con plásticos diseñados especialmente para ellas; mismo que permite su reutilización para diferentes ejercicios lectivos.
GUÍAS FALTAS:
Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes. Igualmente se recomienda el uso de Guías Plastificadas para su mayor duración y manejo constante.
INDICADORES:
Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto. Algunos asistentes emplean colores llamativos para evitar la confusión con otros expedientes o carpetas.
COMPRESORES:
Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos. Estos se emplean cuando aun la gaveta esta vacía o tiene poca documentación y mantienen los documentos en la verticalidad indicada.
PINZAS:
Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos. Esto con el fin de disminuir el manejo en la búsqueda de documentación del asistente directivo.
FICHAS:
Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas). Como se ve a continuación en las Imágenes de los pasos en el archivo alfabético.
Participación especial de: Lic. Maria Asunción Acuña Ortega, Lic. Martha Pérez Sarmiento, Lic. Miriam Moreno Sánchez
Materiales para la organización de gaveta.
Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:
CARPETAS:
Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión). Se recomienda el uso de Carpetas reforzadas para el uso arduo a que se destinaran, principalmente las que se conocen son para uso arduo. Las hay colgantes (se sujetan de la gaveta metálica) que permiten una ubicación con mayor facilidad.
GUÍA:
Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar. Existen guías para la división del archivo, la característica del material grueso de su elaboración, es por el uso constante que se le dará a cada una de ellas.
PESTAÑAS Y SU POSICIÓN:
Las pestañas son una partes salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas. Las pestañas son de uso generalizado en los sistemas de archivo, en las papelerías hay diseños que permiten la expansión inmediata y la protección de las mismas con plásticos diseñados especialmente para ellas; mismo que permite su reutilización para diferentes ejercicios lectivos.
GUÍAS FALTAS:
Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes. Igualmente se recomienda el uso de Guías Plastificadas para su mayor duración y manejo constante.
INDICADORES:
Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto. Algunos asistentes emplean colores llamativos para evitar la confusión con otros expedientes o carpetas.
COMPRESORES:
Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos. Estos se emplean cuando aun la gaveta esta vacía o tiene poca documentación y mantienen los documentos en la verticalidad indicada.
PINZAS:
Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos. Esto con el fin de disminuir el manejo en la búsqueda de documentación del asistente directivo.
FICHAS:
Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas). Como se ve a continuación en las Imágenes de los pasos en el archivo alfabético.
lunes, septiembre 04, 2006
Sistema de archivos
Material de la Academia de Administración Participación especial de: Lic. Maria Asunción Acuña Ortega, Lic. Martha Pérez Sarmiento, Lic. Miriam Moreno Sánchez
1.1 IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS Y COMPONENTES DEL ARCHIVO ALFABETICO MEDIANTE LA TÉCNICA ESTABLECIDA
1.1.1 Sistemas de archivo.
· Conceptos
Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de un Asistente Directivo. Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.
Este concepto claro esta desde el punto de vista documental, pero analizando los archivos informáticos, se dice que Un Archivo es un conjunto de elementos de información relacionados entre si y que fueron definidos por su creador. Por lo general, los archivos representan datos y programas. Un archivo de datos puede ser numérico, alfabético o binario. Los archivos pueden ser de formato libre, como los archivos de texto, o pueden estar rigurosamente formateados. En general, un archivo es una secuencia de bits, bytes, líneas o registros cuyo significado es definido por el creador del archivo y por el usuario. Un archivo se puede manipular como una unidad mediante operaciones tales como abrir, cerrar, crear, destruir, copiar, renombrar y listar. Los elementos de información individuales que conforman un archivo se pueden manipular con acciones tales como leer, escribir, modificar y eliminar. Se anexa la anterior definición por la incorporación acelerada y en algunos casos obligatoria en las Oficinas de los archivos virtuales.
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder localizar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que el asistente se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
La oficina técnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos. La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores, pero sigue vigente por cuestiones Fiscales y Legales la guarda de documentación de 5 a 10 años, para solventar cuestiones de orden Jurídico de la Organización, ya sea esta Física o Moral.
Siempre antes de iniciar cualquier actividad se debe consultar el archivo, tener en cuenta los catálogos y las Normas de archivo en la Organización en la que se labore. Las oficinas generalmente se agrupa en dos grupos de elementos:-
Elementos de consulta y documentación:
Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y Normas.
Elementos de trabajo:
Archivo General
Proyectos.
Originales.
Copias y correcciones.
Fichero Alfabético.
Fichero Numérico.
A su vez en la Oficina se dispone de diferentes elementos para la realización de trabajos:
- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
- Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.
- Guillotina: Para recortar las láminas.
-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:
Ø Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
Ø Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
Ø Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
Ø Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la
Ø documentación empleada y necesaria.
Ø Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
Ø Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
Sistemas de clasificación.
Los más utilizados son dos, generalmente.
· Tipos.
Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas. Los principales sistemas son:
SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.
Se recomienda para empresas que tienen filiales o sucursales en varias plazas o ciudades, ya que se benefician al identificar inmediatamente a las mismas y los asuntos que engloba cada una. Por ejemplo una fletera determinada que maneja sus asuntos según las sucursales o instalaciones que posee y en base a ellas programa sus viajes, itinerarios y cargas, le es de mucha utilidad este sistema.
SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos. Este es un sistema por excelencia que llevan las mas de casa, donde catalogan sus carpetas o fólderes atendiendo al asunto al que se archiva, es decir en un apartado se guardan actas de nacimiento, en otro documentos de la escuela, en otro los servicios del hogar (agua, energía eléctrica, teléfono, etc). Así como este ejemplo también se analizan los asuntos de una organización y en ese orden se archivan, destinando la información a los puntos de mayor importancia y de mayor movilidad o manejo, identificando inmediatamente la información requerida.
SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia.
Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico, como ya se menciono, Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada. El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos archivados. Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo, existiendo diversas variantes. Ejemplo: En un Archivo General.Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardados en un archivo general. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones:
* Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.
* Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.
* Ingeniería Técnica Informática.
* Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,
* Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.
Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:
Ø Catálogos.
Ø Revistas.
Ø Proyectos.
Ø Tarifas.
Ø Libros técnicos
Tendremos una sección común para todas las carreras que serán:
* Boletín Oficial.
* Normas.
Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general, luego
estas se dividirán en partes mas pequeñas, de este ejemplo.
Los sistemas de archivo persiguen la inmediata ubicación de los documentos, para el ahorro de tiempo y para la adecuada toma de decisiones, ya que resulta cierto y sorprendente la utilidad de documentos de cualquier índole para la adecuada corrección de acciones, adecuación de funciones y funcionalidad de la empresa con la visualización de los Documentos indicados. Se menciona que la memoria de la organización es su Archivo, y quien mantiene un Archivo eficiente, mantiene una Memoria Perfecta, en la que se sabe donde esta cada documento.
El asistente directivo debe saber del resguardo de documentos en el archivo, es decir, que si ya están los documentos bajo su custodia, debe existir una bitácora de registro de prestamos de documentos, donde se estipula cargo, nombre, departamento, fecha, tipo (de material) y préstamo aproximado del documento; para que en caso de búsqueda del mismo se ampare con el registro.
· Usos.
Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computerizado.
1.1 IDENTIFICAR LAS CARACTERÍSTICAS Y COMPONENTES DEL ARCHIVO ALFABETICO MEDIANTE LA TÉCNICA ESTABLECIDA
1.1.1 Sistemas de archivo.
· Conceptos
Archivar los papeles del jefe es una de las tareas más importantes de un Asistente Directivo. Además, archivar se está convirtiendo en una actividad vital de creciente importancia, debido en parte a la gran cantidad de documentos que genera un negocio. Por tanto, no se debe pensar que archivar es una función por debajo de su dignidad o que puede dejarlo en manos de otra persona.
Este concepto claro esta desde el punto de vista documental, pero analizando los archivos informáticos, se dice que Un Archivo es un conjunto de elementos de información relacionados entre si y que fueron definidos por su creador. Por lo general, los archivos representan datos y programas. Un archivo de datos puede ser numérico, alfabético o binario. Los archivos pueden ser de formato libre, como los archivos de texto, o pueden estar rigurosamente formateados. En general, un archivo es una secuencia de bits, bytes, líneas o registros cuyo significado es definido por el creador del archivo y por el usuario. Un archivo se puede manipular como una unidad mediante operaciones tales como abrir, cerrar, crear, destruir, copiar, renombrar y listar. Los elementos de información individuales que conforman un archivo se pueden manipular con acciones tales como leer, escribir, modificar y eliminar. Se anexa la anterior definición por la incorporación acelerada y en algunos casos obligatoria en las Oficinas de los archivos virtuales.
Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:
Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.
Guardar de manera ordenada el material reunido.
Poder localizar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.
Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que el asistente se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.
La oficina técnica es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos. La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores, pero sigue vigente por cuestiones Fiscales y Legales la guarda de documentación de 5 a 10 años, para solventar cuestiones de orden Jurídico de la Organización, ya sea esta Física o Moral.
Siempre antes de iniciar cualquier actividad se debe consultar el archivo, tener en cuenta los catálogos y las Normas de archivo en la Organización en la que se labore. Las oficinas generalmente se agrupa en dos grupos de elementos:-
Elementos de consulta y documentación:
Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y Normas.
Elementos de trabajo:
Archivo General
Proyectos.
Originales.
Copias y correcciones.
Fichero Alfabético.
Fichero Numérico.
A su vez en la Oficina se dispone de diferentes elementos para la realización de trabajos:
- Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
- Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
- Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.
- Guillotina: Para recortar las láminas.
-Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:
Ø Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
Ø Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
Ø Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
Ø Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la
Ø documentación empleada y necesaria.
Ø Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
Ø Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
Sistemas de clasificación.
Los más utilizados son dos, generalmente.
· Tipos.
Existen varias maneras de clasificar los documentos, cada una de ellas con sus consiguientes ventajas y desventajas. Los principales sistemas son:
SISTEMA ALFABÉTICO: Consiste en hacer una carpeta por cliente, empresa, persona, etc., y después colocar las carpetas en orden alfabético. La principal ventaja es que resulta muy sencillo de colocar y puede manejarse sin ningún tipo de formación especial. La desventaja de este sistema, es que podrían surgir problemas si el archivo lo maneja mucha gente, y por tanto, la única solución a este problema es que se encargue del archivo una sola persona y que sea esa persona quien escriba las normas adaptadas.
SISTEMA NUMÉRICO: Consiste en asignar números consecutivos a las personas o empresas que escriben, numerando consecutivamente las carpetas, para después archivarlas por orden numérico. Se hace una ficha con el nombre de cada una y el número asignado. Las fichas se archivarán en orden alfabético en un cajón o fichero. Las ventajas de este sistema son: es más sencillo encontrar las carpetas, los números de la carpeta se pueden utilizar para cartas, el archivo se puede aumentar indefinidamente (sólo será necesario añadir nuevas carpetas) y las fichas pueden utilizarse para otros fines.
SISTEMA GEOGRÁFICO. Consiste en agrupar las carpetas en orden geográfico, por países, regiones, territorios, etc., y subdividirlas por temas o nombres. Éste es un sistema prácticamente indispensable en una oficina de exportación o en un departamento de ventas. La desventaja de este sistema es que las actividades no siempre se desarrollan en territorios específicos y otro inconveniente sería que se necesita un amplio conocimiento del emplazamiento de todos los pueblos y ciudades.
Se recomienda para empresas que tienen filiales o sucursales en varias plazas o ciudades, ya que se benefician al identificar inmediatamente a las mismas y los asuntos que engloba cada una. Por ejemplo una fletera determinada que maneja sus asuntos según las sucursales o instalaciones que posee y en base a ellas programa sus viajes, itinerarios y cargas, le es de mucha utilidad este sistema.
SISTEMA POR ASUNTO O TEMAS: Consistiría en archivar el material de acuerdo con su tema o contenido. En algunos casos es un método muy útil. Los archivos por temas son útiles para llevar la correspondencia y papeles de una actividad repetitiva. El inconveniente de este sistema, es que resulta muy factible olvidar los papeles de un tema en otra carpeta, especialmente si éstos tratan de diversos asuntos. Este es un sistema por excelencia que llevan las mas de casa, donde catalogan sus carpetas o fólderes atendiendo al asunto al que se archiva, es decir en un apartado se guardan actas de nacimiento, en otro documentos de la escuela, en otro los servicios del hogar (agua, energía eléctrica, teléfono, etc). Así como este ejemplo también se analizan los asuntos de una organización y en ese orden se archivan, destinando la información a los puntos de mayor importancia y de mayor movilidad o manejo, identificando inmediatamente la información requerida.
SISTEMA ALFANUMÉRICO: Es una combinación de las clasificaciones alfabética y numérica. A cada letra del alfabeto se le da un número, por ejemplo, A es 1, B es 2, C es 3, etc. Cada carpeta dentro de un número se numera consecutivamente: 1/1,1/2,1/3,1/4,etc. Las carpetas se ordenan alfabéticamente en el archivo y los números se usan simplemente como referencia sobre la correspondencia.
Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico, como ya se menciono, Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada. El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta de los documentos archivados. Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un numero de archivo, existiendo diversas variantes. Ejemplo: En un Archivo General.Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardados en un archivo general. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones:
* Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.
* Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.
* Ingeniería Técnica Informática.
* Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,
* Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.
Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:
Ø Catálogos.
Ø Revistas.
Ø Proyectos.
Ø Tarifas.
Ø Libros técnicos
Tendremos una sección común para todas las carreras que serán:
* Boletín Oficial.
* Normas.
Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general, luego
estas se dividirán en partes mas pequeñas, de este ejemplo.
Los sistemas de archivo persiguen la inmediata ubicación de los documentos, para el ahorro de tiempo y para la adecuada toma de decisiones, ya que resulta cierto y sorprendente la utilidad de documentos de cualquier índole para la adecuada corrección de acciones, adecuación de funciones y funcionalidad de la empresa con la visualización de los Documentos indicados. Se menciona que la memoria de la organización es su Archivo, y quien mantiene un Archivo eficiente, mantiene una Memoria Perfecta, en la que se sabe donde esta cada documento.
El asistente directivo debe saber del resguardo de documentos en el archivo, es decir, que si ya están los documentos bajo su custodia, debe existir una bitácora de registro de prestamos de documentos, donde se estipula cargo, nombre, departamento, fecha, tipo (de material) y préstamo aproximado del documento; para que en caso de búsqueda del mismo se ampare con el registro.
· Usos.
Existen diversas y distintas formas de archivar carpetas y el método que elijamos dependerá de factores como: el tipo de negocio de la compañía en la que estemos, el tipo y tamaño de papeles que archivemos, la cantidad de material a archivar, la frecuencia con que se necesite el material y por último, el método de clasificación utilizado. Los principales sistemas de archivo que se utilizan son: Sistema Horizontal, Vertical, Suspendido, Lateral, Microfilmación, Archivo Automático y Almacenaje de Información Computerizado.
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