Academia de Administración Participación especial de: Lic. Verónica Vázquez Ramírez, Lic. Martha Pérez Sarmiento, Lic. Miriam Moreno Sánchez
El grupo 3102 organizó una gran Kermes.
En el plantel se entregaron becas, felicidades a Lili y a Manuel, (5102 y 5105) por mantenerse con promedio de 10, el dia 17 de Octubre de 2006.
Se llevo a cabo el concurso de Declamación, el día 18 de Octubre, felicitamos ampliamente:
Primer lugar: Evelin Hernández, Héctor Rocha.
Segundo Lugar: Pablo Jaciel Mendez, Rosaisela Hernández
Tercer Lugar: José González, Fernando Arana
También participamos en el Cartel de calidad ¡Felicidades a todos los participantes!
1er. Luis Sánchez Galindo
2do. Marcos Raul S.
3ro. José Juan Ramírez
El día 31 de Octubre se llevará a cabo el concurso de ofrendas
El grupo 5101, dio atención a la comunidad a la telesecundaria "Leonardo Vargas Manchado" #47, de San Baltazar Temaxcalac.
Los alumnos de 5to semestre de electromecánicos visitaron la empresa de Crisol.
Hubo conferencia sobre enfermedades de transmisión sexual.
miércoles, octubre 25, 2006
viernes, octubre 20, 2006
PROCESO DE ARCHIVO
Academica de Administración
Participación. TS Elvia Gonzalez Gutierrez
APLICAR EL PROCESO DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA MEDIANTE LAS TÉCNICAS ESTABLECIDAS EN EL SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO.
1.1.1 PROCESO DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
Que es archivar
Es el conjunto de operaciones que nos permite tener los documentos codificados, organizados físicamente y señalizados. Establecer un orden dentro de cada grupo y situarlo en un espacio.
Este sistema tiene como objetivo la homogeneización de la colocación y recuperación de los documentos archivados en carpetas, situados en las instalaciones apropiadas.
Dentro de una unidad organizacional la oficina es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos.
La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores.
Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en cuenta los catálogos y las normas.
La oficina técnica es agrupada en dos grupos de elementos:
a.- Elementos de consulta y documentación: Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y Normas.
b.- Elementos de trabajo:
Ø Archivo General
Ø Proyectos.
Ø Originales.
Ø Copias y correcciones.
Ø Fichero Alfabético.
Ø Fichero Numérico.
A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la
Realización de trabajos:
Ø Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
Ø Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
Ø Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.
Ø Guillotina: Para recortar las láminas.
Ø -Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.
Archivado Y Documentación.
1.- Objetivos de la clasificación.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:
· Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
· Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
· Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
· Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la
Documentación empleada y necesaria.
· Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
· Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
2.- Sistemas de clasificación.
Los más utilizados son dos, generalmente.
2.1 Sistema alfabético
Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la
Palabra principal que identifique el documento.
Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así
Sucesivamente
Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra
Siguiente, aplicando la misma regla.
Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca.
En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc.
2.2 Sistema alfa-numérico.
Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.
Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.
El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta
De los documentos archivados.
Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo, existiendo diversas variantes.
• Archivo General.
Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardadas en un archivo general el cual puede ser numérico. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones:
· Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.
· Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.
· Ingeniería Técnica Informática.
· Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,
· Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.
Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:
§ Catálogos.
§ Revistas.
§ Proyectos.
§ Tarifas.
Libros técnicos Tendremos una sección común para todas las carreras que serán:
• Boletín Oficial.
• Normas.
Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general, luego
Estas se dividirán en partes más pequeñas.
• Organización De Archivos De Una Oficina Técnica.
• Catálogos.
• Manual de usuario.
Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control sin olvidar el folio numérico, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.
La hoja de control una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.
Una vez tengamos la “hoja de control”, se archiva el catálogo por orden alfabético o numérico del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre o el número y se coloca en el lugar que alfabéticamente o numéricamente ocupe para luego poderlo usar cuando se necesite.
Los catálogos así archivados son los del tipo “monográficos”, y “hojas informativas”. Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.
En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos
Monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-
Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una “base de datos” informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos
• Hoja de control
En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la información útil del catálogo y saber dónde tiene que ir archivado.
Un ejemplo de la hoja de control para catálogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta, donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catálogos reales cualesquiera.
El diseño y formato de esta hoja puede variar y no está normalizado, lo que quiere decir que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de interés futuro para rellenar la misma. Además esta confección se hizo al comienzo del curso por los encargados del archivo de catálogos de ésta Oficina.
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores.
Los archivadores de catálogos de la Oficina Técnica, albergan dos clases diferentes de catálogos.
Unos más extensos que contienen los llamados catálogos “monográficos” y las
“hojas informativas”, y otro que archiva los llamados “generales”.
Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A-8, A-9 y A- 12.
Estos archivadores van provistos de unas guías laterales donde van alojadas las carpetas colgantes, ordenadas alfabéticamente o numéricamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con el cajón inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo.
Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para archivar, se toman los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando carpetas y documentos hasta que se acaben.
El archivador que contiene los catálogos generales no lleva éstas guías en los laterales donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catálogos generales son de tamaños bastante más grandes de los monográficos.
Estos tienen unas estanterías donde se colocan los catálogos ordenados
Alfabéticamente o numéricamente con el criterio utilizado para ello.
Todos los archivadores irán provistos de cerraduras para que los catálogos estén más protegidos y no desaparezcan
Una vez que esta hoja está debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los demás elementos archivados.
A continuación se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real de rellenado de una de estas hojas de control.
Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una “base de datos” informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las revistas y los libros técnicos.
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores.
Aquí es sistema de archivado es más sencillo que los demás que hemos visto
Anteriormente.
Sólo debemos de ordenar la norma según los números que se le han asignado a cada una: nº de norma / grupo / año de revisión.
Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestañas como las que se han utilizado en catálogos, poniendo en la pestaña escrito el grupo de números que hemos comentado anteriormente.
Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guías laterales de los armarios.
Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y cuidarlas, dado el precio que ellas tienen.
3.- Código de clasificación.
Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede a su codificación.
La codificación puede ser numérica, alfabética o alfanumérica y su estructura puede ser jerárquica o secuencial. En cualquier caso, su función principal es identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos, expedientes y series documentales a una determinada función o actividad desempeñada por la oficina. En el archivo, el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas, cajas y estanterías, facilitando por lo tanto la ordenación física de los documentos de archivo y su rápida localización.
En todo caso, y con independencia de la estructura que se elija, el código de las subdivisiones del cuadro comienza por una letra que identifica la subdivisión de que se trata.
Por ejemplo:
Subdivisiones específicas: Comienzan por la letra E Subdivisiones nominales: Comienzan por la letra N Subdivisiones uniformes: Comienzan por la letra U
4. El proceso de clasificación
Cuando una oficina recibe o crea un documento se han de seguir los siguientes pasos:
1º- Identificar a qué expediente pertenece dicho documento. Puede ser que el expediente ya exista o que sea necesario crearlo hay que verificar el si el sistema utilizado es alfabético o alfa-numérico.
2º- Identificar a qué serie documental pertenece el expediente. Esta operación va a facilitar la clasificación.
3º- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento. Se debe proceder desde los niveles más generales a los más concretos del cuadro de clasificación.
En general, y siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos más generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
Por ejemplo:
Un documento de una convocatoria de promoción interna de Paz:
Clase: GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS Subclase: Acceso, selección y provisión División 1: Convocatorias y concursos División 2: Procesos de promoción interna
4º- Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir más el contenido
En el ejemplo anterior:
Subdivisión específica: E Personal de administración y servicios
5º- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.
La notación de la clasificación está formada por el código (alfa-numérico) y el título. Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente.
· El código de clasificación es el que corresponde al nivel más bajo de cuadro de clasificación. Va precedido de la leyenda Ref.
En el ejemplo anterior el código sería el correspondiente a “Procesos de promoción interna”.
· El título completo de clasificación está formado por tres elementos:
· El nombre del nivel más bajo del cuadro - El nombre de los dos niveles inmediatamente superiores
En la práctica, es aconsejable formar el título con el número mínimo de niveles necesario para su identificación.
En el ejemplo anterior el código y título de clasificación serían:
Código:
Ref. (Código correspondiente al nivel “Procesos de promoción interna”)
Título
Personal de administración y servicio Procesos de promoción interna Convocatorias y concursos
6º- Clasificar el expediente aplicándole el código y el título de clasificación.
Estos datos se anotan en la carpeta del expediente, junto con otros que sirven para describir el expediente.
En general, el código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los documentos que contiene, si bien, alguna veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles más bajos que los del expediente del que forman parte.
Por ejemplo, si queremos clasificar la documentación anexa de una sesión del Consejo de Gobierno, el código y título de la carpeta del expediente sería el correspondiente al de las sesiones del Consejo de Gobierno, pero el código o el título de la documentación anexa podría tener un nivel más bajo que el del expediente. De esta manera se identificaría y agruparía en una subcarpeta independiente la documentación anexa de la sesión.
5. Ordenación física y señalización
Una vez que un documento recibido o producido por una unidad administrativa ha sido clasificado y se le ha asignado el código correspondiente, se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenación física (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización.
5.1. Ordenación física
Los criterios de ordenación han de establecerse de acuerdo con las características de cada tipología documental y aplicarse de manera uniforme por todo el personal de la Unidad, tanto para la formación de los expedientes como para la ordenación de los mismos dentro de su serie documental.
5•2 Ordenación interna de los expedientes:
· Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación. Siguiendo la práctica administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior. No obstante, en algunos casos se podrá optar por la ordenación inversa, siempre que se fije ese criterio y sea aplicado de manera uniforme en todos los expedientes de la misma serie documental.
· De acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.
· En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen. Ejem.: En una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación, etc.
· Los documentos en soporte diferente al papel (Ejem.: fotografías, carteles, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste, si bien se ha de dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.
5.3 Ordenación de las series documentales:
La ordenación es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.
Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:
Orden cronológico: Ejem.: Expedientes de reuniones de Consejo de Gobierno: año, mes y día.
Orden alfabético: Ejem.: Expedientes personales: nombres de personas físicas.
Orden numérico: Ejem.: Documentación contable: nº de control del expediente, correspondientes a un mismo ejercicio económico.
5.4 Técnica de señalización de expedientes
Estos elementos identificativos sirven para cualquier tipo de soporte documental, papel, microfichas, soportes magnéticos, etc.,
Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, se ha normalizado una señalización que es la siguiente:
5.4.1 SEÑALIZACION DE CARPETAS:
En todas las carpetas hay que indicar una serie de elementos, para identificar el contenido.
Los elementos identificativos son:
Nombre del archivo de gestión
Código de cuadro de clasificación y título del expediente
Nº registro si el expediente lo tiene
Años de inicio y de finalización
Volumen en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas
Descripción del contenido y otra información que se considere necesaria
5.4.2 SEÑALIZACIÓN DE LAS SUBCARPETAS:
Los expedientes que tengan documentación de naturaleza diversa o compleja, se pueden archivar en subcarpetas dentro de la carpeta del expediente, formando grupos homogéneos.
Las subcarpetas, igualmente se identifican con unos datos comunes inscritos en los espacios apropiados.
Nombre: del archivo de gestión
Código: del cuadro de clasificación y título
Volumen en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas
Descripción del contenido y otra información que se considere necesaria
5.4.3 LOCALIZACIÓN DE LAS CARPETAS.
Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos.
Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc.
En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.
Recomendaciones para la ordenación alfabética de nombres de personas
1. Se sigue el orden del alfabeto español.
2. En la ordenación alfabética, las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se consideran como dos letras aisladas; es decir, la “ch” se ordena en la “c”, la “ll” en la “l”...
3. La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y letra por letra.
4. La ordenación alfabética de nombres de persona se realiza por los apellidos seguidos del nombre:
APELLIDO1 APELLIDO2, NOMBRE
5. Los apellidos compuestos se consideran como varios apellidos sin considerar las partículas que los unen:
APELLIDO1 APELLIDO2 APELLIDO3 APELLIDO4, NOMBRE
6. Cuando los artículos “los”, “los”, “los” y “los” preceden el primer apellido, se considerarán a efectos de alfabetización y no se pospondrán al nombre.
Ejem.: LA FUENTE RODRIGUEZ, CARLOS
7. Sin embargo, en la alfabetización se ignorarán los artículos “el”, “la”, “los” y “las” a partir del primer apellido.
Ejem.: RODRÍGUEZ LA FUENTE, CARLOS (El artículo “la” no se alfabetiza).
8. No se considerarán a efectos de alfabetización la preposición “de” sola o cuando vaya acompañada de artículos (“de la”, “del”, “de los”, etc.), tanto si precede al primer apellido como si se intercala entre apellidos.
Ejem: LA FUENTE RODRÍGUEZ, CARLOS DE (La preposición “de” se pospone).
RODRÍGUEZ DE LA FUENTE, CARLOS (Ni la preposición “de” ni el artículo “la” alfabetizan).
9. La conjunción “y” que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.
10. Los guiones (-) que suelen acompañar a algunos apellidos y, en especial, a los apellidos compuestos, asimismo se ignoran.
Consejos prácticos en la ordenación de archivos con el sistema alfanumérico
Ø Es extremadamente importante que cada Sección/Unidad mantenga su archivo correctamente organizado.
Ø Cada Sección/Unidad tendrá tantos responsables de su archivo de gestión como Negociados haya en la misma.
Ø Siempre que sea posible, la documentación será organizada en expedientes (con una estructura lógica, coherente y cronológica), debiendo procurar que su estructura permanezca siempre intacta y teniendo en cuenta que un archivo nunca puede organizarse por materias. Se entiende por expediente administrativo «una serie ordenada de actuaciones administrativas, correspondientes a un asunto o negocio».
Ø Los criterios para la formación de un expediente deben ser: uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la Sección/Unidad. El criterio básico de ordenación del expediente es el cronológico, ya que las actividades de la Sección/Unidad productora tienen una secuencia en el tiempo. Así, el documento que se produjo hace un mes debe ir colocado físicamente antes que el que se produjo hace unos días. No obstante, es necesario optar por otro tipo de ordenaciones como: ordenaciones alfabéticas, que son aconsejables para expedientes de tipos personales, numéricos o mixtos.
Ø Antes de iniciar o abrir un expediente concreto es conveniente asegurarse de que no exista ya como tal.
Ø No es aconsejable sacar documentos de su expediente natural. Cuando haya que hacerlo debe quedar en su lugar un testigo que sirva de señal de su extracción, en el que se especifique el motivo, fecha y persona que se responsabiliza de la misma. Dicho testigo se quitará cuando aquellos documentos extraídos vuelvan a su lugar en el expediente.
Ø Cada expediente debe estar contenido en una subcarpeta (de las habituales de colores o blancas con el escudo de la Universidad o las ideadas por la Unidad de Racionalización al respecto) en la cual serán anotados todos los datos que identifiquen dicho expediente.
Ø Debe evitarse que ciertos documentos, que pertenecen a un expediente, sean considerados como correspondencia cuando en realidad forman parte de él. No obstante, es erróneo incluir en un expediente concreto lo que no es más que documentación de apoyo informativo, esta documentación puede ser necesaria para la resolución del expediente pero no forma parte de él. Textos legales, boletines oficiales, copias de informes, dossieres informativos no son producidas por la oficina ni son originales por lo que deber ser eliminados antes de llegar al Archivo.
Ø Cuando un expediente ya resuelto tenga que servir de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe ser usado el original, sino una copia. Dicha copia figurará entre la documentación de apoyo informativo, que será destruida cuando concluya su utilización.
Ø En cuanto a la correspondencia propiamente dicha no conviene organizarla por «entrada» o «salida», ya que este criterio rompe la unidad de los escritos. Cada respuesta debe ir unida al documento que la originó.
Participación. TS Elvia Gonzalez Gutierrez
APLICAR EL PROCESO DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA MEDIANTE LAS TÉCNICAS ESTABLECIDAS EN EL SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO.
1.1.1 PROCESO DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
Que es archivar
Es el conjunto de operaciones que nos permite tener los documentos codificados, organizados físicamente y señalizados. Establecer un orden dentro de cada grupo y situarlo en un espacio.
Este sistema tiene como objetivo la homogeneización de la colocación y recuperación de los documentos archivados en carpetas, situados en las instalaciones apropiadas.
Dentro de una unidad organizacional la oficina es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos.
La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores.
Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en cuenta los catálogos y las normas.
La oficina técnica es agrupada en dos grupos de elementos:
a.- Elementos de consulta y documentación: Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y Normas.
b.- Elementos de trabajo:
Ø Archivo General
Ø Proyectos.
Ø Originales.
Ø Copias y correcciones.
Ø Fichero Alfabético.
Ø Fichero Numérico.
A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la
Realización de trabajos:
Ø Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
Ø Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
Ø Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.
Ø Guillotina: Para recortar las láminas.
Ø -Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.
Archivado Y Documentación.
1.- Objetivos de la clasificación.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:
· Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
· Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
· Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
· Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la
Documentación empleada y necesaria.
· Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
· Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
2.- Sistemas de clasificación.
Los más utilizados son dos, generalmente.
2.1 Sistema alfabético
Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la
Palabra principal que identifique el documento.
Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así
Sucesivamente
Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra
Siguiente, aplicando la misma regla.
Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca.
En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc.
2.2 Sistema alfa-numérico.
Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.
Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.
El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta
De los documentos archivados.
Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo, existiendo diversas variantes.
• Archivo General.
Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardadas en un archivo general el cual puede ser numérico. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones:
· Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.
· Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.
· Ingeniería Técnica Informática.
· Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,
· Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.
Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:
§ Catálogos.
§ Revistas.
§ Proyectos.
§ Tarifas.
Libros técnicos Tendremos una sección común para todas las carreras que serán:
• Boletín Oficial.
• Normas.
Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general, luego
Estas se dividirán en partes más pequeñas.
• Organización De Archivos De Una Oficina Técnica.
• Catálogos.
• Manual de usuario.
Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control sin olvidar el folio numérico, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.
La hoja de control una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.
Una vez tengamos la “hoja de control”, se archiva el catálogo por orden alfabético o numérico del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre o el número y se coloca en el lugar que alfabéticamente o numéricamente ocupe para luego poderlo usar cuando se necesite.
Los catálogos así archivados son los del tipo “monográficos”, y “hojas informativas”. Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.
En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos
Monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-
Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una “base de datos” informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos
• Hoja de control
En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la información útil del catálogo y saber dónde tiene que ir archivado.
Un ejemplo de la hoja de control para catálogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta, donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catálogos reales cualesquiera.
El diseño y formato de esta hoja puede variar y no está normalizado, lo que quiere decir que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de interés futuro para rellenar la misma. Además esta confección se hizo al comienzo del curso por los encargados del archivo de catálogos de ésta Oficina.
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores.
Los archivadores de catálogos de la Oficina Técnica, albergan dos clases diferentes de catálogos.
Unos más extensos que contienen los llamados catálogos “monográficos” y las
“hojas informativas”, y otro que archiva los llamados “generales”.
Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A-8, A-9 y A- 12.
Estos archivadores van provistos de unas guías laterales donde van alojadas las carpetas colgantes, ordenadas alfabéticamente o numéricamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con el cajón inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo.
Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para archivar, se toman los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando carpetas y documentos hasta que se acaben.
El archivador que contiene los catálogos generales no lleva éstas guías en los laterales donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catálogos generales son de tamaños bastante más grandes de los monográficos.
Estos tienen unas estanterías donde se colocan los catálogos ordenados
Alfabéticamente o numéricamente con el criterio utilizado para ello.
Todos los archivadores irán provistos de cerraduras para que los catálogos estén más protegidos y no desaparezcan
Una vez que esta hoja está debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los demás elementos archivados.
A continuación se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real de rellenado de una de estas hojas de control.
Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una “base de datos” informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las revistas y los libros técnicos.
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores.
Aquí es sistema de archivado es más sencillo que los demás que hemos visto
Anteriormente.
Sólo debemos de ordenar la norma según los números que se le han asignado a cada una: nº de norma / grupo / año de revisión.
Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestañas como las que se han utilizado en catálogos, poniendo en la pestaña escrito el grupo de números que hemos comentado anteriormente.
Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guías laterales de los armarios.
Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y cuidarlas, dado el precio que ellas tienen.
3.- Código de clasificación.
Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede a su codificación.
La codificación puede ser numérica, alfabética o alfanumérica y su estructura puede ser jerárquica o secuencial. En cualquier caso, su función principal es identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos, expedientes y series documentales a una determinada función o actividad desempeñada por la oficina. En el archivo, el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas, cajas y estanterías, facilitando por lo tanto la ordenación física de los documentos de archivo y su rápida localización.
En todo caso, y con independencia de la estructura que se elija, el código de las subdivisiones del cuadro comienza por una letra que identifica la subdivisión de que se trata.
Por ejemplo:
Subdivisiones específicas: Comienzan por la letra E Subdivisiones nominales: Comienzan por la letra N Subdivisiones uniformes: Comienzan por la letra U
4. El proceso de clasificación
Cuando una oficina recibe o crea un documento se han de seguir los siguientes pasos:
1º- Identificar a qué expediente pertenece dicho documento. Puede ser que el expediente ya exista o que sea necesario crearlo hay que verificar el si el sistema utilizado es alfabético o alfa-numérico.
2º- Identificar a qué serie documental pertenece el expediente. Esta operación va a facilitar la clasificación.
3º- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento. Se debe proceder desde los niveles más generales a los más concretos del cuadro de clasificación.
En general, y siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos más generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
Por ejemplo:
Un documento de una convocatoria de promoción interna de Paz:
Clase: GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS Subclase: Acceso, selección y provisión División 1: Convocatorias y concursos División 2: Procesos de promoción interna
4º- Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir más el contenido
En el ejemplo anterior:
Subdivisión específica: E Personal de administración y servicios
5º- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.
La notación de la clasificación está formada por el código (alfa-numérico) y el título. Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente.
· El código de clasificación es el que corresponde al nivel más bajo de cuadro de clasificación. Va precedido de la leyenda Ref.
En el ejemplo anterior el código sería el correspondiente a “Procesos de promoción interna”.
· El título completo de clasificación está formado por tres elementos:
· El nombre del nivel más bajo del cuadro - El nombre de los dos niveles inmediatamente superiores
En la práctica, es aconsejable formar el título con el número mínimo de niveles necesario para su identificación.
En el ejemplo anterior el código y título de clasificación serían:
Código:
Ref. (Código correspondiente al nivel “Procesos de promoción interna”)
Título
Personal de administración y servicio Procesos de promoción interna Convocatorias y concursos
6º- Clasificar el expediente aplicándole el código y el título de clasificación.
Estos datos se anotan en la carpeta del expediente, junto con otros que sirven para describir el expediente.
En general, el código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los documentos que contiene, si bien, alguna veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles más bajos que los del expediente del que forman parte.
Por ejemplo, si queremos clasificar la documentación anexa de una sesión del Consejo de Gobierno, el código y título de la carpeta del expediente sería el correspondiente al de las sesiones del Consejo de Gobierno, pero el código o el título de la documentación anexa podría tener un nivel más bajo que el del expediente. De esta manera se identificaría y agruparía en una subcarpeta independiente la documentación anexa de la sesión.
5. Ordenación física y señalización
Una vez que un documento recibido o producido por una unidad administrativa ha sido clasificado y se le ha asignado el código correspondiente, se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenación física (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización.
5.1. Ordenación física
Los criterios de ordenación han de establecerse de acuerdo con las características de cada tipología documental y aplicarse de manera uniforme por todo el personal de la Unidad, tanto para la formación de los expedientes como para la ordenación de los mismos dentro de su serie documental.
5•2 Ordenación interna de los expedientes:
· Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación. Siguiendo la práctica administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior. No obstante, en algunos casos se podrá optar por la ordenación inversa, siempre que se fije ese criterio y sea aplicado de manera uniforme en todos los expedientes de la misma serie documental.
· De acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.
· En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen. Ejem.: En una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación, etc.
· Los documentos en soporte diferente al papel (Ejem.: fotografías, carteles, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste, si bien se ha de dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.
5.3 Ordenación de las series documentales:
La ordenación es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.
Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:
Orden cronológico: Ejem.: Expedientes de reuniones de Consejo de Gobierno: año, mes y día.
Orden alfabético: Ejem.: Expedientes personales: nombres de personas físicas.
Orden numérico: Ejem.: Documentación contable: nº de control del expediente, correspondientes a un mismo ejercicio económico.
5.4 Técnica de señalización de expedientes
Estos elementos identificativos sirven para cualquier tipo de soporte documental, papel, microfichas, soportes magnéticos, etc.,
Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, se ha normalizado una señalización que es la siguiente:
5.4.1 SEÑALIZACION DE CARPETAS:
En todas las carpetas hay que indicar una serie de elementos, para identificar el contenido.
Los elementos identificativos son:
Nombre del archivo de gestión
Código de cuadro de clasificación y título del expediente
Nº registro si el expediente lo tiene
Años de inicio y de finalización
Volumen en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas
Descripción del contenido y otra información que se considere necesaria
5.4.2 SEÑALIZACIÓN DE LAS SUBCARPETAS:
Los expedientes que tengan documentación de naturaleza diversa o compleja, se pueden archivar en subcarpetas dentro de la carpeta del expediente, formando grupos homogéneos.
Las subcarpetas, igualmente se identifican con unos datos comunes inscritos en los espacios apropiados.
Nombre: del archivo de gestión
Código: del cuadro de clasificación y título
Volumen en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas
Descripción del contenido y otra información que se considere necesaria
5.4.3 LOCALIZACIÓN DE LAS CARPETAS.
Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos.
Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc.
En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.
Recomendaciones para la ordenación alfabética de nombres de personas
1. Se sigue el orden del alfabeto español.
2. En la ordenación alfabética, las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se consideran como dos letras aisladas; es decir, la “ch” se ordena en la “c”, la “ll” en la “l”...
3. La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y letra por letra.
4. La ordenación alfabética de nombres de persona se realiza por los apellidos seguidos del nombre:
APELLIDO1 APELLIDO2, NOMBRE
5. Los apellidos compuestos se consideran como varios apellidos sin considerar las partículas que los unen:
APELLIDO1 APELLIDO2 APELLIDO3 APELLIDO4, NOMBRE
6. Cuando los artículos “los”, “los”, “los” y “los” preceden el primer apellido, se considerarán a efectos de alfabetización y no se pospondrán al nombre.
Ejem.: LA FUENTE RODRIGUEZ, CARLOS
7. Sin embargo, en la alfabetización se ignorarán los artículos “el”, “la”, “los” y “las” a partir del primer apellido.
Ejem.: RODRÍGUEZ LA FUENTE, CARLOS (El artículo “la” no se alfabetiza).
8. No se considerarán a efectos de alfabetización la preposición “de” sola o cuando vaya acompañada de artículos (“de la”, “del”, “de los”, etc.), tanto si precede al primer apellido como si se intercala entre apellidos.
Ejem: LA FUENTE RODRÍGUEZ, CARLOS DE (La preposición “de” se pospone).
RODRÍGUEZ DE LA FUENTE, CARLOS (Ni la preposición “de” ni el artículo “la” alfabetizan).
9. La conjunción “y” que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.
10. Los guiones (-) que suelen acompañar a algunos apellidos y, en especial, a los apellidos compuestos, asimismo se ignoran.
Consejos prácticos en la ordenación de archivos con el sistema alfanumérico
Ø Es extremadamente importante que cada Sección/Unidad mantenga su archivo correctamente organizado.
Ø Cada Sección/Unidad tendrá tantos responsables de su archivo de gestión como Negociados haya en la misma.
Ø Siempre que sea posible, la documentación será organizada en expedientes (con una estructura lógica, coherente y cronológica), debiendo procurar que su estructura permanezca siempre intacta y teniendo en cuenta que un archivo nunca puede organizarse por materias. Se entiende por expediente administrativo «una serie ordenada de actuaciones administrativas, correspondientes a un asunto o negocio».
Ø Los criterios para la formación de un expediente deben ser: uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la Sección/Unidad. El criterio básico de ordenación del expediente es el cronológico, ya que las actividades de la Sección/Unidad productora tienen una secuencia en el tiempo. Así, el documento que se produjo hace un mes debe ir colocado físicamente antes que el que se produjo hace unos días. No obstante, es necesario optar por otro tipo de ordenaciones como: ordenaciones alfabéticas, que son aconsejables para expedientes de tipos personales, numéricos o mixtos.
Ø Antes de iniciar o abrir un expediente concreto es conveniente asegurarse de que no exista ya como tal.
Ø No es aconsejable sacar documentos de su expediente natural. Cuando haya que hacerlo debe quedar en su lugar un testigo que sirva de señal de su extracción, en el que se especifique el motivo, fecha y persona que se responsabiliza de la misma. Dicho testigo se quitará cuando aquellos documentos extraídos vuelvan a su lugar en el expediente.
Ø Cada expediente debe estar contenido en una subcarpeta (de las habituales de colores o blancas con el escudo de la Universidad o las ideadas por la Unidad de Racionalización al respecto) en la cual serán anotados todos los datos que identifiquen dicho expediente.
Ø Debe evitarse que ciertos documentos, que pertenecen a un expediente, sean considerados como correspondencia cuando en realidad forman parte de él. No obstante, es erróneo incluir en un expediente concreto lo que no es más que documentación de apoyo informativo, esta documentación puede ser necesaria para la resolución del expediente pero no forma parte de él. Textos legales, boletines oficiales, copias de informes, dossieres informativos no son producidas por la oficina ni son originales por lo que deber ser eliminados antes de llegar al Archivo.
Ø Cuando un expediente ya resuelto tenga que servir de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe ser usado el original, sino una copia. Dicha copia figurará entre la documentación de apoyo informativo, que será destruida cuando concluya su utilización.
Ø En cuanto a la correspondencia propiamente dicha no conviene organizarla por «entrada» o «salida», ya que este criterio rompe la unidad de los escritos. Cada respuesta debe ir unida al documento que la originó.
viernes, octubre 13, 2006
Articulo "Comunicación"
Indice1. Introducción2. El proceso estratégico
1. Introducción
No basta con elaborar una estrategia de comunicación, sino que es necesario concebir la comunicación como un componente de la estrategia de la empresa.El tema de la comunicación organizacional es difundido ampliamente en la actualidad. Hacer una búsqueda en Internet de artículos, documentos, materiales que traten, desde los elementos teóricos, hasta las experiencias prácticas más recientes, el proceso de comunicación que tiene lugar en las organizaciones empresariales, no resulta difícil. Un análisis de esa amplia información nos dice que, aún cuando se intenta lo contrario, la comunicación organizacional se presenta como un fenómeno que se estudia para conocerlo y/o para mejorar los aspectos del proceso que resulten negativos para los intereses de la empresa, es decir, que de alguna manera limiten o no favorezcan el logro de los objetivos estratégicos. Es así que, en la práctica, el especialista en comunicación de las organizaciones empresariales dedica gran parte de su tiempo a investigar y a tratar de "perfeccionar" la comunicación de la empresa con sus públicos. Para ello segmenta y caracteriza los públicos/target, realiza estudios de imagen, auditorías de comunicación interna, para después proponer a la alta dirección una estrategia de comunicación en la que han quedado definidos los objetivos de comunicación, los destinatarios de los mensajes, los mensajes, los medios, los mecanismos de retroalimentación y el presupuesto. A partir de esa práctica es como si la lógica que funcionara fuera que la alta dirección le dice a estos especialistas: "He aquí la empresa, esta es su estrategia de negocios, su estructura, pero no logramos los resultados que queremos, ahora te toca a ti, a través de una estrategia de comunicación tratar de arreglar las cosas". Lo que pretendemos demostrar con este trabajo es que la comunicación debe ser tratada como parte de la estrategia de la empresa, formar parte de los análisis desde su inicio y debe ser concebida como un componente del sistema. Si desde que se están llevando a cabo los primeros pasos del proceso estratégico de la empresa no se tiene en cuenta la comunicación, tanto interna como externa, bien poco se podrá lograr cuando el especialista intente después "arreglar las cosas".
2. El proceso estratégico
Muchos autores coinciden en que el primer paso de este proceso es la definición o actualización de la MISIÓN y la VISIÓN.Se puede definir como MISIÓN: "el propósito fundamental por el que fue establecida la Organización, conjunto de compromisos que adopta la empresa en relación a los diferentes grupos de personas que en ella confluyen, beneficios que la empresa ofrecerá a la sociedad en general; sus clientes; los accionistas o propietario(s); el personal de la Empresa". La VISIÓN consiste en "proyectar, en base a la situación actual de la empresa, el lugar en el mercado (posicionamiento) que se aspira a ocupar en un horizonte de tiempo de 1 a 3 ó más años".La MISIÓN y la VISIÓN deben por tanto comunicar de manera efectiva ese propósito y ese futuro deseado.Partiendo del modelo de las "7 C de una comunicación eficiente", se deben considerar en su elaboración estos siete aspectos:
Credibilidad
Contexto
Contenido
Claridad
Continuidad y consistencia
Canales de comunicación.
Capacidad del auditorio.
Parecería que el tener en cuenta estas "7 C" es suficiente para que la Misión y la Visión actúen como guía, como elementos orientadores de la estrategia y que así serán comprendidos, aceptados y, por tanto, modificarán actitudes tanto del público interno como del público externo de la empresa.Pero el asunto es mucho más complejo. Remontémonos al origen del modelo de comunicación más difundido: el modelo de Shannon. En la década del 40 se elaboró y dio a conocer, en diversos ámbitos, un modelo teórico que fue denominado inicialmente Teoría de la Información. Este modelo surge como un subproducto del esfuerzo bélico realizado por los aliados para derrotar al eje nazi-fascista. Su principal fin era mantener una constante emisión de instrucciones a los pilotos de guerra y conocer si éstas habían sido captadas. Por supuesto, buscando la manera de codificar estos mensajes para que aún cuando el enemigo los interceptara no pudiera comprenderlos. El modelo básico era el de Emisor - Medio - Receptor, con el añadido de la retroalimentación. El modelo más detallado incluía el o los codificadores, el canal, el mensaje y los decodificadores. Este modelo, conocido como modelo de Información, de Shannon y Weaver, fue aplicado a muchos otros campos, en particular a la naciente cibernética, o sistema de manejo de máquinas, donde Wiener le dio un uso eficiente. Este modelo es tomado, en la década del 50, por los científicos sociales y transformado en modelo teórico de comunicación. Con respecto a este modelo, J. Manuel Calvelo Ríos, Director de la Especialización en Comunicación para el Desarrollo, de la Universidad Nacional de Tucumán, Argentina, señala: "Hay que tener en cuenta que el modelo nace en una estructura militar, que es una de las estructuras más verticales que ha producido la sociedad; se origina en la necesidad de dar órdenes, que por supuesto serán acatadas sin cuestionamiento alguno; envía mensajes del que tiene poder al que obedece, del que manda al que acata, del superior al inferior, del dominante al dominado, del que sabe al ignorante, de la cúspide a la base de la pirámide. Son mensajes para una "caja negra": si la respuesta es positiva recibirá algún tipo de gratificación; si es negativa, una sanción. Tenemos así una nomenclatura militar. El receptor es denominado "público objetivo" o "blanco" y, claro está, cuando se tiene un objetivo o un blanco se le disparan los cañonazos de carácter comunicativo más poderosos de que se dispone. Se tira a matar. Es parte del fundamento ideológico del modelo". Este análisis de Calvelos Ríos, nos hace reflexionar en cuanto a un nuevo paradigma de comunicación y una manera diferente de aplicar el modelo de las "7 C" en el proceso de elaboración de la Misión y la Visión.
Credibilidad.
Para lograr la credibilidad es fundamental involucrar a las personas en el proceso. De ahí que sea necesario:
Lograr la amplia participación del personal de la empresa en la elaboración de la Misión y la Visión.
Contar con información acerca de los beneficios que la sociedad, los clientes y los trabajadores esperan obtener de la empresa e incorporarlos como elementos esenciales de la Misión y la Visión.
Contexto.
Para que el mensaje se adapte a las realidades del entorno tiene que existir un diálogo abierto. No se trata de persuadir a los públicos, sino de asumir como misión y visión lo que esos públicos esperan de la empresa.
Contenido.
Para que tenga un significado para los públicos de la empresa, además de los beneficios, la Misión y la Visión deberán expresar los valores esenciales de la empresa, aquellos que representan la forma de pensar y sentir de los trabajadores y de la sociedad. Valores tales como voluntad de aprender, de compartir conocimientos, de utilizar la capacidad creativa e innovadora en el trabajo, respeto al cliente, al medio ambiente.
Claridad.
Por supuesto que lo más importante es que tanto la Misión como la Visión se redacten con un lenguaje sencillo, claro, preciso. Con los mismos códigos de los interlocutores (público interno y externo).
Continuidad Y Consistencia.
No basta con estudiar la frecuencia de repetición del mensaje, sino que se hace necesario una plena coherencia entre lo que se dice y lo que se hace.
Canales
Con el público interno lo más importante es mantener los canales "desbloqueados". Un diálogo permanente con todo el personal de la empresa que se pone de manifiesto en la manera de conducir las reuniones, de realizar las asambleas, de escuchar los criterios, de hacer circular la información, de aceptar iniciativas. Con el público externo, a través de darle respuestas oportunas a sus necesidades, de atender quejas, reclamos.
Capacidad Del Auditorio
Este aspecto se tiene en cuenta desde la propia concepción de la elaboración, porque más que un auditorio paciente al que se le presenta una Misión y una Visión elaboradas por otros, ellos han sido partícipes de su formulación.De esta manera la Misión y la Visión dejan de ser mensajes que la empresa debe comunicar de manera eficiente a sus públicos, para ser productos elaborados a través de un proceso de comunicación eficiente.La principal fuerza de la visión no radica en su descripción anticipada del futuro, sino en el proceso colectivo que sustituye el sueño o las indicaciones de una persona, para convertirse en los deseos factibles y compartidos de un colectivo.Un segundo paso del proceso estratégico es la elaboración del Diagnóstico Estratégico. En esta etapa sigue siendo esencial una comunicación abierta con los públicos. ¿Puede alguien dudar que los que mejor y con más claridad saben describir la esencia de los problemas y los logros de la empresa son los trabajadores, los clientes?. Hacer un diagnóstico sin tomar en consideración esos criterios no tendría sentido. La propia elaboración del Diagnóstico, cuando es a través de métodos participativos, va creando las bases para mejorar los problemas de comunicación de la empresa. En muchas ocasiones las estructuras funcionales, altamente especializadas; el estilo de dirección de los gerentes, han propiciado que cada área y a veces, cada trabajador, sólo conozca lo que a él le corresponde hacer. Por eso no resulta extraño que en el proceso participativo de elaboración del diagnóstico, cuando se reúnen especialistas de diferentes áreas se den cuenta de que por primera vez están escuchando lo que sucede en otro departamento, lo que piensan los demás. Por eso es importante aprovechar esos espacios de discusión además de para identificar Fortalezas, Debilidades, Amenazas y Oportunidades, para minimizar barreras semánticas, cognoscitivas, sicológicas, administrativas que hasta ese momento han estado presentes en el proceso de comunicación.Los Objetivos Estratégicos y el Plan Estratégico deben elaborarse después de haber identificado las Areas de Resultados Claves. Estas no deben asociarse a áreas de la organización estructural de la empresa, sino que son ámbitos, ejes centrales de la estrategia en los que se deben concentrar todo los esfuerzos y recursos de la empresa.De esta manera los Objetivos Estratégicos de la empresa no son la suma de los objetivos de cada Departamento, sino que son los objetivos que permiten alcanzar la Visión de la empresa y por los que todos deben esforzarse. Cuando no se procede de esta manera se puede dar el caso de que los miembros del Departamento Económico se sientan identificados, o vean reflejadas sus metas sólo en aquellos objetivos estratégicos que se refieren a indicadores económicos; los del Departamento comercial, sólo en aquellos que indican cifras de venta, etc. Y cuando esto sucede deja de existir una comunicación eficiente entre los Departamentos, pues a cada cual le preocupan "sus objetivos". El proceso de identificación de las Areas de Resultados Claves y los Objetivos Estratégicos, debe ser el resultado de múltiples discusiones en grupos, entre miembros de todas las áreas y niveles de la empresa. Esto además crea un compromiso: los objetivos dejan de ser "los de la empresa" para ser "los que hemos propuesto".Un último elemento y no por eso el menos importante, es el Diseño de la Organizacional, su estructura. La organización debe responder a la estrategia adoptada, por eso es importante partir de 0, romper paradigmas de especialización, centralización y departamentalización que en ese momento pasan a ser un obstáculo para el logro de la estrategia diseñada. Lo que se requiere es diseñar una organización que:
Permita a la empresa "monitorear" constantemente el entorno para poder anticiparse a los cambios.
Sea flexible y oportuna en la toma de decisiones.
La comunicación fluya rápidamente tanto por canales formales como informales.
Proporcione la información relacionada con el trabajo y un análisis del desempeño del mismo a todos los miembros de la organización.
Enseñe a los miembros de la organización a reconocer e internalizar las metas de la organización.
Proporcione retroalimentación a los directivos acerca de los problemas actuales de la organización.
Tenga como base de su funcionamiento reuniones grupales entre los miembros de las sub-unidades, reuniones de coordinación del trabajo entre los responsables de las sub-unidades, análisis regular del desempeño de las actividades de cada programa o sub-unidad, así como de los objetivos comunes que tienen un conjunto de sub-unidades enmarcadas en un mismo ámbito de acción.
En fin, un diseño organizacional que tenga como base una Comunicación Eficiente.
Articulo: La entrevista de Trabajo
La entrevista de trabajo
¿Cómo puedes afrontar las preguntas clásicas de una entrevista laboral?
PRESENTACIÓNLa entrevista servirá para determinar si estás o no cualificado para la posición y motivado para el trabajo. Como candidato, tendrás que hacer uso de este tiempo para determinar si puedes tener éxito en el nuevo puesto y si la compañía te dará la oportunidad de crecer profesionalmente.Sabiendo los pros y los contras de la entrevista, estando preparado, y repasando las preguntas más frecuentes te puedes colocar en la mejor posición posible para una entrevista con éxito. Y una entrevista con éxito es básica para alcanzar el trabajo que quieres.LA PREPARACIÓNLa preparación es esencial para mantener la calma bajo la presión, y es también el primer paso para realizar una entrevista con éxito. Te mostramos algunas directrices:
Tómate mucho tiempo para llegar hasta el lugar de la cita.
Pregunta si hay posibilidad de aparcar el coche en un parking cercano.
Apúntate bien el lugar y la hora exacta de la reunión, el nombre completo de la persona que te entrevistará, y su cargo.
Investiga la empresa a través de Internet o documéntate lo mejor que puedas para saber los hechos más importantes, las ventas anuales, o las principales líneas de negocio.
Ponte la ropa más 'profesional' que tengas. Utiliza un traje, con colores neutrales, y ten cuidado con el olor de la colonia, el maquillaje y las joyas.
Organiza la reunión la noche antes. La ropa que llevarás, la cartera y una lista con todo preparado. Y descansa lo máximo que puedas.
Relee tu currículum antes de la entrevista.
Llega tranquilo y con confianza. Trae varias copias de tu currículum y da una lista de tus referencias. Saluda a tu entrevistador con un apretón de manos firme y una sonrisa entusiasta.LOS PROS DE LA ENTREVISTA
Llega a tiempo o unos minutos antes de la hora concertada.
Saluda a la persona que te entrevistará por su nombre. Si no lo conoces, memoriza el nombre cuando se presente.
Proyecta energía y entusiasmo. Sonríe y estrecha las manos de una manera firme.
Espera a que te ofrezcan una silla antes de sentarte. Siéntate con una postura vertical, y muestra atención e interés en todos los temas. Escucha atentamente y responde de forma clara y vocalizando.
Mira a los ojos de la persona que te entrevista cuando hable contigo.
Al inicio de la entrevista, intenta que te describan el trabajo y tus funciones para que puedas focalizar y argumentar las respuestas mucho mejor.
Se sincero y dí la verdad mientras explicas tus cualidades y tu experiencia profesionales, que tengan relación con el trabajo que te ofrecen.LOS CONTRAS DE LA ENTREVISTA
No respondas con un simple "sí" o "no". Explícate siempre que sea posible.
Si no entiendes una pregunta, o necesitas un momento para pensar, dilo. No pretendas saber sobre algo o alguien cuando en realidad no lo sabes.
No te fíes de que con tu currículum ya hay bastante. Los entrevistadores quieren que les convenzas.
No te muestres negativo con tus actuales o tus ex compañeros de trabajo. Cuando expliques las razones del cambio, argumenta con una profesionalidad racional.
No te pases en las respuestas. Si los entrevistadores dirigen la conversación hacia un tono que pueda ser comprometido, actúa más escuchando que hablando.
No reclames salario, vacaciones, beneficios, bonos o jubilación en la entrevista inicial a menos que estés seguro de que la empresa esté muy interesada en contratarte. Si la persona que te entrevista te pregunta cuánto quieres ganar de sueldo, da un margen en función de cómo esté el mercado laboral. Pero indica que estás más interesado en la oportunidad de continuar aprendiendo y formándote a nivel profesional que en un salario concreto.LOS PUNTOS DE LA ENTREVISTA - LAS RESPUESTAS
Háblame de ti. Tienes que estar preparado/a para responder a la pregunta "háblame de tí", donde en un tiempo de unos 15 segundos tienes que describir tu experiencia profesional y tus mejores cualidades en dos o tres frases. Varía tu respuesta de acuerdo con la oportunidad del trabajo específico y ofrece una breve descripción de porqué puedes desempeñar bien tu función en el puesto que se te ofrece. Una de las mejores maneras de preparar una entrevista es grabando tu voz en una grabadora y puliendo tu discurso.
Explica tus conocimientos, tus habilidades y tus debilidades. La empresa que te pregunte esto normalmente busca una pequeña sinopsis de tu experiencia. Demuestra cómo te has desarrollado profesionalmente y sé objetivo cuando especifiques tus habilidades y tus debilidades.
¿Cómo describir tu último trabajo? Normalmente quien recluta tiene la tendencia de preguntar cómo calibras tu nivel de entusiasmo en tu actual trabajo. Lo que buscan es una conexión directa entre tu situación actual y la que ellos están buscando.
¿Qué te interesa de nuestra compañía? Esta pregunta parece muy directa, pero a veces puede ser muy difícil de responder si tú no lo has pensado bien antes. Hay dos factores importantes para incluir en un intervención. La primera es usar tus conocimientos sobre la empresa para mostrar tu más sincero interés. Después, da una razón específica sobre el puesto de trabajo específico en el que estás interesado (otro a parte del hecho de que necesites este trabajo).
¿Cómo fue tu jefe más 'difícil' y por qué? Es muy importante ser tan diplomático como sea posible cuando respondas a esta pregunta. No seas demasiado personal, en su lugar, focaliza el estilo de tu jefe y la manera cómo él o ella se comunicaba. Quien te entrevista busca alguna indicación de cómo de podrías llevar con tu nuevo jefe/a, en el caso de que seas contratado/a.
¿Qué otras actividades aparte del trabajo son importantes para tu desarrollo personal? Muchas empresas hacen esta pregunta para ver qué tipo de equilibrio existe entre tu vida personal y la profesional. Aunque es bueno comentar una o dos actividades, vigila de especificar demasiadas actividades porque la empresa puede preguntarte si este interés por hacer todas estas cosas pueden interferir en tu trabajo.
¿Dónde te ves dentro de cinco años? ¿Y dentro de diez? Evita dar un mapa de detalles cuando respondas a esta cuestión. En su lugar, describe lo que crees que puede ser el siguiente paso lógico, o algunos puntos por donde crees que puede ir tu carrera profesional.LOS PUNTOS DE LA ENTREVISTA - TUS PREGUNTAS
Tienes que estar preparado/a para hacer a la persona que te entreviste preguntas sobre la empresa y el negocio. Preguntas profundas y pertinentes demostrarán que has hecho correctamente tu trabajo de preparación y que te muestras competente sobre el puesto de trabajo. Estas preguntas también te ayudarán a determinar si realmente estás en la posición correcta para conseguir tu trabajo.
Tienes que conocer qué preguntas NO tienes que hacer. No preguntes sobre las vacaciones, los beneficios o tu espacio en la oficina en tu primera entrevista. Estas preguntas son apropiadas sólo después de que la empresa haya mostrado un interés muy convincente de ofrecerte el puesto de trabajo.
¿Qué se espera que logre con este puesto de trabajo?
¿Cuál es la situación actual de este trabajo?
¿Cuáles son los desafíos más importantes que me puedo encontrar en este trabajo?
¿Cómo ve la situación para que yo pueda conseguir este trabajo?LOS PUNTOS DE LA ENTREVISTA - ACABANDO LA ENTREVISTA
Sé proactivo. Insiste en tu interés en el trabajo y en la empresa preguntando cuál es el siguiente paso en el proceso de selección.
Si tienes la impresión de que la entrevista no ha ido demasiado bien, no muestres tu desilusión. Mantente tranquilo/a, positivo/a y profesional. Pueden haber otras ofertas de trabajo dentro de la misma empresa que podrás conseguir incluso mejor.
Muestra tu entusiasmo en el trabajo y en la empresa. Las personas que te han entrevistado pueden convertirse en una buena fuente de contactos, incluso si no consigues tu trabajo.
¿Cómo puedes afrontar las preguntas clásicas de una entrevista laboral?
PRESENTACIÓNLa entrevista servirá para determinar si estás o no cualificado para la posición y motivado para el trabajo. Como candidato, tendrás que hacer uso de este tiempo para determinar si puedes tener éxito en el nuevo puesto y si la compañía te dará la oportunidad de crecer profesionalmente.Sabiendo los pros y los contras de la entrevista, estando preparado, y repasando las preguntas más frecuentes te puedes colocar en la mejor posición posible para una entrevista con éxito. Y una entrevista con éxito es básica para alcanzar el trabajo que quieres.LA PREPARACIÓNLa preparación es esencial para mantener la calma bajo la presión, y es también el primer paso para realizar una entrevista con éxito. Te mostramos algunas directrices:
Tómate mucho tiempo para llegar hasta el lugar de la cita.
Pregunta si hay posibilidad de aparcar el coche en un parking cercano.
Apúntate bien el lugar y la hora exacta de la reunión, el nombre completo de la persona que te entrevistará, y su cargo.
Investiga la empresa a través de Internet o documéntate lo mejor que puedas para saber los hechos más importantes, las ventas anuales, o las principales líneas de negocio.
Ponte la ropa más 'profesional' que tengas. Utiliza un traje, con colores neutrales, y ten cuidado con el olor de la colonia, el maquillaje y las joyas.
Organiza la reunión la noche antes. La ropa que llevarás, la cartera y una lista con todo preparado. Y descansa lo máximo que puedas.
Relee tu currículum antes de la entrevista.
Llega tranquilo y con confianza. Trae varias copias de tu currículum y da una lista de tus referencias. Saluda a tu entrevistador con un apretón de manos firme y una sonrisa entusiasta.LOS PROS DE LA ENTREVISTA
Llega a tiempo o unos minutos antes de la hora concertada.
Saluda a la persona que te entrevistará por su nombre. Si no lo conoces, memoriza el nombre cuando se presente.
Proyecta energía y entusiasmo. Sonríe y estrecha las manos de una manera firme.
Espera a que te ofrezcan una silla antes de sentarte. Siéntate con una postura vertical, y muestra atención e interés en todos los temas. Escucha atentamente y responde de forma clara y vocalizando.
Mira a los ojos de la persona que te entrevista cuando hable contigo.
Al inicio de la entrevista, intenta que te describan el trabajo y tus funciones para que puedas focalizar y argumentar las respuestas mucho mejor.
Se sincero y dí la verdad mientras explicas tus cualidades y tu experiencia profesionales, que tengan relación con el trabajo que te ofrecen.LOS CONTRAS DE LA ENTREVISTA
No respondas con un simple "sí" o "no". Explícate siempre que sea posible.
Si no entiendes una pregunta, o necesitas un momento para pensar, dilo. No pretendas saber sobre algo o alguien cuando en realidad no lo sabes.
No te fíes de que con tu currículum ya hay bastante. Los entrevistadores quieren que les convenzas.
No te muestres negativo con tus actuales o tus ex compañeros de trabajo. Cuando expliques las razones del cambio, argumenta con una profesionalidad racional.
No te pases en las respuestas. Si los entrevistadores dirigen la conversación hacia un tono que pueda ser comprometido, actúa más escuchando que hablando.
No reclames salario, vacaciones, beneficios, bonos o jubilación en la entrevista inicial a menos que estés seguro de que la empresa esté muy interesada en contratarte. Si la persona que te entrevista te pregunta cuánto quieres ganar de sueldo, da un margen en función de cómo esté el mercado laboral. Pero indica que estás más interesado en la oportunidad de continuar aprendiendo y formándote a nivel profesional que en un salario concreto.LOS PUNTOS DE LA ENTREVISTA - LAS RESPUESTAS
Háblame de ti. Tienes que estar preparado/a para responder a la pregunta "háblame de tí", donde en un tiempo de unos 15 segundos tienes que describir tu experiencia profesional y tus mejores cualidades en dos o tres frases. Varía tu respuesta de acuerdo con la oportunidad del trabajo específico y ofrece una breve descripción de porqué puedes desempeñar bien tu función en el puesto que se te ofrece. Una de las mejores maneras de preparar una entrevista es grabando tu voz en una grabadora y puliendo tu discurso.
Explica tus conocimientos, tus habilidades y tus debilidades. La empresa que te pregunte esto normalmente busca una pequeña sinopsis de tu experiencia. Demuestra cómo te has desarrollado profesionalmente y sé objetivo cuando especifiques tus habilidades y tus debilidades.
¿Cómo describir tu último trabajo? Normalmente quien recluta tiene la tendencia de preguntar cómo calibras tu nivel de entusiasmo en tu actual trabajo. Lo que buscan es una conexión directa entre tu situación actual y la que ellos están buscando.
¿Qué te interesa de nuestra compañía? Esta pregunta parece muy directa, pero a veces puede ser muy difícil de responder si tú no lo has pensado bien antes. Hay dos factores importantes para incluir en un intervención. La primera es usar tus conocimientos sobre la empresa para mostrar tu más sincero interés. Después, da una razón específica sobre el puesto de trabajo específico en el que estás interesado (otro a parte del hecho de que necesites este trabajo).
¿Cómo fue tu jefe más 'difícil' y por qué? Es muy importante ser tan diplomático como sea posible cuando respondas a esta pregunta. No seas demasiado personal, en su lugar, focaliza el estilo de tu jefe y la manera cómo él o ella se comunicaba. Quien te entrevista busca alguna indicación de cómo de podrías llevar con tu nuevo jefe/a, en el caso de que seas contratado/a.
¿Qué otras actividades aparte del trabajo son importantes para tu desarrollo personal? Muchas empresas hacen esta pregunta para ver qué tipo de equilibrio existe entre tu vida personal y la profesional. Aunque es bueno comentar una o dos actividades, vigila de especificar demasiadas actividades porque la empresa puede preguntarte si este interés por hacer todas estas cosas pueden interferir en tu trabajo.
¿Dónde te ves dentro de cinco años? ¿Y dentro de diez? Evita dar un mapa de detalles cuando respondas a esta cuestión. En su lugar, describe lo que crees que puede ser el siguiente paso lógico, o algunos puntos por donde crees que puede ir tu carrera profesional.LOS PUNTOS DE LA ENTREVISTA - TUS PREGUNTAS
Tienes que estar preparado/a para hacer a la persona que te entreviste preguntas sobre la empresa y el negocio. Preguntas profundas y pertinentes demostrarán que has hecho correctamente tu trabajo de preparación y que te muestras competente sobre el puesto de trabajo. Estas preguntas también te ayudarán a determinar si realmente estás en la posición correcta para conseguir tu trabajo.
Tienes que conocer qué preguntas NO tienes que hacer. No preguntes sobre las vacaciones, los beneficios o tu espacio en la oficina en tu primera entrevista. Estas preguntas son apropiadas sólo después de que la empresa haya mostrado un interés muy convincente de ofrecerte el puesto de trabajo.
¿Qué se espera que logre con este puesto de trabajo?
¿Cuál es la situación actual de este trabajo?
¿Cuáles son los desafíos más importantes que me puedo encontrar en este trabajo?
¿Cómo ve la situación para que yo pueda conseguir este trabajo?LOS PUNTOS DE LA ENTREVISTA - ACABANDO LA ENTREVISTA
Sé proactivo. Insiste en tu interés en el trabajo y en la empresa preguntando cuál es el siguiente paso en el proceso de selección.
Si tienes la impresión de que la entrevista no ha ido demasiado bien, no muestres tu desilusión. Mantente tranquilo/a, positivo/a y profesional. Pueden haber otras ofertas de trabajo dentro de la misma empresa que podrás conseguir incluso mejor.
Muestra tu entusiasmo en el trabajo y en la empresa. Las personas que te han entrevistado pueden convertirse en una buena fuente de contactos, incluso si no consigues tu trabajo.
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