Materiales para organizar un archivo

Material de la Academia de Administración
Participación especial de: Lic. Maria Asunción Acuña Ortega, Lic. Martha Pérez Sarmiento, Lic. Miriam Moreno Sánchez


Materiales para la organización de gaveta.
Existen varios elementos de clasificación y son los siguientes:

CARPETAS:
Las carpetas pueden tener pestañas numéricas o un nombre directo. Hay carpetas con un sistema interior de sujeción y otras con departamentos que se utiliza como carpetas varios (carpetas de suspensión). Se recomienda el uso de Carpetas reforzadas para el uso arduo a que se destinaran, principalmente las que se conocen son para uso arduo. Las hay colgantes (se sujetan de la gaveta metálica) que permiten una ubicación con mayor facilidad.


GUÍA:
Es una cartulina gruesa o cartón prensado de forma rectangular con una pestaña que sirve para separar. Existen guías para la división del archivo, la característica del material grueso de su elaboración, es por el uso constante que se le dará a cada una de ellas.


PESTAÑAS Y SU POSICIÓN:
Las pestañas son una partes salientes que llevan las carpetas, guías y fichas y sirven para poder identificarlas. Hay pestañas de diferentes tamaños ocupando posiciones distintas. También se pueden utilizar pestañas postizas. Las pestañas son de uso generalizado en los sistemas de archivo, en las papelerías hay diseños que permiten la expansión inmediata y la protección de las mismas con plásticos diseñados especialmente para ellas; mismo que permite su reutilización para diferentes ejercicios lectivos.


GUÍAS FALTAS:
Es un sistema práctico cuyas pestañas llevan anotada la palabra FALTA de forma destacada, de manera que en ella se puedan hacer las anotaciones pendientes. Igualmente se recomienda el uso de Guías Plastificadas para su mayor duración y manejo constante.


INDICADORES:
Son pestañas de tamaño reducido y de colores diversos. También reciben el nombre de señalizadores y se utilizan para colocarlas en las fichas o carpetas para llamar la atención y servir de recordatorio sobre algún asunto pendiente (pagos, visitas, pedidos, etc.) utilizando un color para cada asunto. Algunos asistentes emplean colores llamativos para evitar la confusión con otros expedientes o carpetas.

COMPRESORES:
Sirven para conseguir una buena colocación de las fichas y carpetas en la parte delantera del cajón. Pueden ser: compresores sencillos o compresores para cajones metálicos. Estos se emplean cuando aun la gaveta esta vacía o tiene poca documentación y mantienen los documentos en la verticalidad indicada.


PINZAS:
Cuando las carpetas de varios no tienen departamentos, se utilizarán las pinzas para separar los documentos. Esto con el fin de disminuir el manejo en la búsqueda de documentación del asistente directivo.




FICHAS:
Son unas cartulinas de forma rectangular y de tamaño más o menos grande según el uso a que se destine. Las fichas pueden ser VISIBLES (con pestañas) o CIEGAS (sin pestañas). Como se ve a continuación en las Imágenes de los pasos en el archivo alfabético.