PROCESO DE ARCHIVO

Academica de Administración
Participación. TS Elvia Gonzalez Gutierrez

APLICAR EL PROCESO DE ORDENACIÓN ALFABÉTICA MEDIANTE LAS TÉCNICAS ESTABLECIDAS EN EL SISTEMA DE ARCHIVO ALFABÉTICO.
1.1.1 PROCESO DE ARCHIVO DE CORRESPONDENCIA
Que es archivar
Es el conjunto de operaciones que nos permite tener los documentos codificados, organizados físicamente y señalizados. Establecer un orden dentro de cada grupo y situarlo en un espacio.
Este sistema tiene como objetivo la homogeneización de la colocación y recuperación de los documentos archivados en carpetas, situados en las instalaciones apropiadas.
Dentro de una unidad organizacional la oficina es el departamento encargado de almacenar, comprobar y proporcionar a los demás departamentos toda la información necesaria para la realización de los trabajos.
La documentación interviene en todo el sistema utilizado para la recopilación, análisis y uso de la información sobre la calidad. Se elabora mediante sistemas manuales de trabajo administrativo y mediante ordenadores.
Siempre antes de comenzar un trabajo deberemos de consultar el archivo, hojear las revistas tener muy en cuenta los catálogos y las normas.
La oficina técnica es agrupada en dos grupos de elementos:
a.- Elementos de consulta y documentación: Catálogos, Revistas y libros técnicos, Tarifas, Boletines, y Normas.
b.- Elementos de trabajo:
Ø Archivo General
Ø Proyectos.
Ø Originales.
Ø Copias y correcciones.
Ø Fichero Alfabético.
Ø Fichero Numérico.
A su vez en nuestra Oficina Técnica se dispone de diferentes elementos para la
Realización de trabajos:
Ø Ordenadores: Para la realización de dibujos y textos.
Ø Plotters: Para plasmar los planos en láminas.
Ø Impresoras: Para pasar a folios toda la información escrita del trabajo.
Ø Guillotina: Para recortar las láminas.
Ø -Taladradora: Para el archivado tanto de planos como de folios.

Archivado Y Documentación.
1.- Objetivos de la clasificación.
Los objetivos del archivo se pueden expresar como:
· Ofrecer al usuario la documentación necesaria para hacer un trabajo específico.
· Que tenga acceso rápido a la documentación relacionada con ese trabajo.
· Guardar la documentación es tiempo que sea útil.
· Establecer un archivado organizado de forma sistemática, de toda la
Documentación empleada y necesaria.
· Que tenga un sistema eficaz de reproducción de documentos.
· Archivado en conformidad con las normas, leyes y disposiciones legales.
2.- Sistemas de clasificación.
Los más utilizados son dos, generalmente.
2.1 Sistema alfabético
Se ordenan las hojas según una letra que normalmente suele ser la inicial de la
Palabra principal que identifique el documento.
Cuando tenemos que la inicial es la misma, se ordena por la segunda letra, y así
Sucesivamente
Si la palabra principal fuese la misma, la ordenación tiene lugar por la palabra
Siguiente, aplicando la misma regla.
Se puede comprobar que es muy sencillo y fácil de usar para los archivos pequeños.
Este sistema apenas necesita preparativos y no hace falta un registro auxiliar para la localización de lo que se busca.
En casos de que se pudiesen originar alguna clase de problemas en este sistema, se haría necesario realizar una hoja de instrucciones detallada en la que se fijan las directrices para nombres compuestos, abreviaturas, etc.
2.2 Sistema alfa-numérico.
Este sistema combina el sistema alfabético y el sistema numérico.
Se numeran las letras del alfabeto desde la inicial hasta la final y los materiales archivados, según el número de cada letra, pueden tener una relación correlativa secundaria, de acuerdo a la fecha de entrada.
El sistema es fácil de establecer y permite un buen control de la colocación correcta
De los documentos archivados.
Para estos sistemas es característico que los materiales se clasifiquen por un número de archivo, existiendo diversas variantes.
• Archivo General.
Todas las fichas mencionadas en cada uno de los apartados siguientes están guardadas en un archivo general el cual puede ser numérico. Este archivo estará dividido en tantas secciones como carreras se cursen en la escuela. En nuestro caso se dividirá en cinco secciones:
· Ingeniería Técnica Industrial Mecánica.
· Ingeniería Técnica Industrial Electrónica.
· Ingeniería Técnica Informática.
· Ingeniería Técnica Agrícola Hortofruticultura y Jardinería,
· Ingeniería Técnica Agrícola Industrias Agrícolas.
Cada sección anterior se dividirá en todos los subapartados como:
§ Catálogos.
§ Revistas.
§ Proyectos.
§ Tarifas.
Libros técnicos Tendremos una sección común para todas las carreras que serán:
• Boletín Oficial.
• Normas.
Lo detallado anteriormente se puede decir que es la raíz del archivo general, luego
Estas se dividirán en partes más pequeñas.
• Organización De Archivos De Una Oficina Técnica.
• Catálogos.
• Manual de usuario.
Partiendo del principio, donde tenemos un catálogo determinado, lo primero que se hace es el rellenado de la hoja de control sin olvidar el folio numérico, de acuerdo a los datos que necesitamos para un perfecto archivado.
La hoja de control una vez rellenada, esta hoja se guarda junto a las de los demás catálogos en una carpeta o sobre para tal uso.
Esta carpeta la guardaremos en un archivador general junto a otros documentos y elementos que nos ayudan en la labor general para realizar las tareas de la Oficina Técnica.
Todo ello bien ordenado y sin dar lugar a confusiones, todo puesto de tal forma que tengamos un fácil acceso al archivo para poder maniobrar allí tantas veces como sea necesario.
Una vez tengamos la “hoja de control”, se archiva el catálogo por orden alfabético o numérico del fabricante. (Otra forma podría ser por el nombre del elemento, pero en nuestro ~ es como se ha definido en primer lugar, o sea, por el fabricante).
Posteriormente se coloca el catálogo en su carpeta correspondiente, según sea su nombre o el número y se coloca en el lugar que alfabéticamente o numéricamente ocupe para luego poderlo usar cuando se necesite.
Los catálogos así archivados son los del tipo “monográficos”, y “hojas informativas”. Los que son denominados como catálogos generales, se colocan en un archivador específico donde se colocarán todos los que entren en esta categoría.
En el caso real de nuestra oficina Técnica, los archivadores para los catálogos
Monográficos y las hojas informativas son los A-9, A-8 y A-12, siendo para los catálogos generales el archivador A-7-
Una vez que se tengan todos los catálogos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una “base de datos” informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre los catálogos
• Hoja de control
En esta hoja se colocan todos los datos necesarios para tener toda la información útil del catálogo y saber dónde tiene que ir archivado.
Un ejemplo de la hoja de control para catálogos lo tenemos en el ejemplo que se adjunta, donde se pueden observar los datos que hemos puesto sobre unos catálogos reales cualesquiera.
El diseño y formato de esta hoja puede variar y no está normalizado, lo que quiere decir que se puede variar conforme se encuentren otros argumentos o datos de interés futuro para rellenar la misma. Además esta confección se hizo al comienzo del curso por los encargados del archivo de catálogos de ésta Oficina.
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores.
Los archivadores de catálogos de la Oficina Técnica, albergan dos clases diferentes de catálogos.
Unos más extensos que contienen los llamados catálogos “monográficos” y las
“hojas informativas”, y otro que archiva los llamados “generales”.
Dentro de los archivadores que hemos nombrado en primer lugar, tenemos los llamados A-8, A-9 y A- 12.
Estos archivadores van provistos de unas guías laterales donde van alojadas las carpetas colgantes, ordenadas alfabéticamente o numéricamente, hasta que se llenan moderadamente y se sigue con el cajón inferior cuando hemos llenado el primero, hasta volver a llenarlo.
Una vez se han llenado los cajones de un archivador y se sigan teniendo documentos para archivar, se toman los siguientes archivadores restantes y volveremos a seguir colocando carpetas y documentos hasta que se acaben.
El archivador que contiene los catálogos generales no lleva éstas guías en los laterales donde se depositaban las carpetas, ya que normalmente los catálogos generales son de tamaños bastante más grandes de los monográficos.
Estos tienen unas estanterías donde se colocan los catálogos ordenados
Alfabéticamente o numéricamente con el criterio utilizado para ello.
Todos los archivadores irán provistos de cerraduras para que los catálogos estén más protegidos y no desaparezcan
Una vez que esta hoja está debidamente rellenada, se guarda en el sobre que las contiene a todas y se coloca en el archivo principal junto a las hojas de control de los demás elementos archivados.
A continuación se puede observar tanto el formato como el contenido de un ejemplo real de rellenado de una de estas hojas de control.
Una vez que se tengan todos archivados correctamente en sus lugares correspondientes, para una mejor accesibilidad y búsqueda de los mismos, se les hace una “base de datos” informatizada sobre ellos y ayuda en las posibles consultas que se deban de hacer sobre las revistas y los libros técnicos.
• Sistema de archivado. Tipos de archivadores.
Aquí es sistema de archivado es más sencillo que los demás que hemos visto
Anteriormente.
Sólo debemos de ordenar la norma según los números que se le han asignado a cada una: nº de norma / grupo / año de revisión.
Ordenadas adecuadamente se colocan en carpetas con pestañas como las que se han utilizado en catálogos, poniendo en la pestaña escrito el grupo de números que hemos comentado anteriormente.
Todo ello se coloca en archivadores de cajones donde se colocan las carpetas en las guías laterales de los armarios.
Como ya se ha comentado hay que tener un poco de cuidado en no perder las normas y cuidarlas, dado el precio que ellas tienen.

3.- Código de clasificación.
Una vez estructurado el cuadro de clasificación de la documentación se procede a su codificación.
La codificación puede ser numérica, alfabética o alfanumérica y su estructura puede ser jerárquica o secuencial. En cualquier caso, su función principal es identificar mediante una notación convencional la pertenencia de los documentos, expedientes y series documentales a una determinada función o actividad desempeñada por la oficina. En el archivo, el código de clasificación se utiliza también para rotular carpetas, cajas y estanterías, facilitando por lo tanto la ordenación física de los documentos de archivo y su rápida localización.
En todo caso, y con independencia de la estructura que se elija, el código de las subdivisiones del cuadro comienza por una letra que identifica la subdivisión de que se trata.
Por ejemplo:
Subdivisiones específicas: Comienzan por la letra E Subdivisiones nominales: Comienzan por la letra N Subdivisiones uniformes: Comienzan por la letra U
4. El proceso de clasificación
Cuando una oficina recibe o crea un documento se han de seguir los siguientes pasos:
1º- Identificar a qué expediente pertenece dicho documento. Puede ser que el expediente ya exista o que sea necesario crearlo hay que verificar el si el sistema utilizado es alfabético o alfa-numérico.
2º- Identificar a qué serie documental pertenece el expediente. Esta operación va a facilitar la clasificación.
3º- Buscar la clase, subclase y división del cuadro de clasificación a la que pertenece el documento. Se debe proceder desde los niveles más generales a los más concretos del cuadro de clasificación.
En general, y siempre que el volumen de documentación no sea muy grande, es aconsejable clasificar la documentación bajo conceptos más generales y no abrir nuevos niveles de clasificación si los que hay son suficientes.
Por ejemplo:
Un documento de una convocatoria de promoción interna de Paz:
Clase: GESTION DE LOS RECURSOS HUMANOS Subclase: Acceso, selección y provisión División 1: Convocatorias y concursos División 2: Procesos de promoción interna
4º- Aplicar subdivisiones si fuera necesario definir más el contenido
En el ejemplo anterior:
Subdivisión específica: E Personal de administración y servicios
5º- Anotar la clasificación (a lápiz) en el ángulo superior derecho del documento.
La notación de la clasificación está formada por el código (alfa-numérico) y el título. Estos elementos permiten situar el documento en el nivel concreto del cuadro de clasificación que le corresponde y permite archivarlos y recuperarlos ordenadamente.
· El código de clasificación es el que corresponde al nivel más bajo de cuadro de clasificación. Va precedido de la leyenda Ref.
En el ejemplo anterior el código sería el correspondiente a “Procesos de promoción interna”.
· El título completo de clasificación está formado por tres elementos:
· El nombre del nivel más bajo del cuadro - El nombre de los dos niveles inmediatamente superiores
En la práctica, es aconsejable formar el título con el número mínimo de niveles necesario para su identificación.
En el ejemplo anterior el código y título de clasificación serían:

Código:
Ref. (Código correspondiente al nivel “Procesos de promoción interna”)
Título
Personal de administración y servicio Procesos de promoción interna Convocatorias y concursos


6º- Clasificar el expediente aplicándole el código y el título de clasificación.
Estos datos se anotan en la carpeta del expediente, junto con otros que sirven para describir el expediente.
En general, el código y el título de clasificación de un expediente coincide con el de los documentos que contiene, si bien, alguna veces, para facilitar la agrupación de documentos dentro de un expediente, los documentos pueden clasificarse con subdivisiones o títulos de clasificación de niveles más bajos que los del expediente del que forman parte.
Por ejemplo, si queremos clasificar la documentación anexa de una sesión del Consejo de Gobierno, el código y título de la carpeta del expediente sería el correspondiente al de las sesiones del Consejo de Gobierno, pero el código o el título de la documentación anexa podría tener un nivel más bajo que el del expediente. De esta manera se identificaría y agruparía en una subcarpeta independiente la documentación anexa de la sesión.

5. Ordenación física y señalización
Una vez que un documento recibido o producido por una unidad administrativa ha sido clasificado y se le ha asignado el código correspondiente, se ha de llevar a cabo el proceso de la ordenación física (ordenarlo dentro de la carpeta correspondiente) así como la señalización de las carpetas de expedientes y series documentales para facilitar su rápida localización.
5.1. Ordenación física
Los criterios de ordenación han de establecerse de acuerdo con las características de cada tipología documental y aplicarse de manera uniforme por todo el personal de la Unidad, tanto para la formación de los expedientes como para la ordenación de los mismos dentro de su serie documental.
5•2 Ordenación interna de los expedientes:
· Orden cronológico: es el criterio habitual de ordenación. Siguiendo la práctica administrativa más extendida, los documentos se ordenan en las carpetas de forma que el documento más antiguo queda en la parte inferior y el más reciente en la parte superior. No obstante, en algunos casos se podrá optar por la ordenación inversa, siempre que se fije ese criterio y sea aplicado de manera uniforme en todos los expedientes de la misma serie documental.
· De acuerdo con las características de la documentación, en ocasiones se aplicarán criterios de ordenación numérica o alfabética.
· En expedientes complejos puede ser útil agrupar los documentos por conceptos en subcarpetas siguiendo un orden cronológico, que a su vez se introducen dentro de la carpeta del expediente y se numeran como si fuera un volumen. Ejem.: En una carpeta de un expediente personal se pueden agrupar en subcarpetas la documentación relativa a datos administrativos, certificaciones de cursos de formación, etc.
· Los documentos en soporte diferente al papel (Ejem.: fotografías, carteles, vídeos, disquetes, etc.) que pertenezcan a un determinado expediente, se separan físicamente de éste, si bien se ha de dejar constancia dentro del expediente de la relación de los mismos con los datos de su localización.



5.3 Ordenación de las series documentales:
La ordenación es el proceso por el que se agrupan y relacionan los documentos consecutivos de cada serie documental de acuerdo con un criterio preestablecido.
Se establecerá el criterio de ordenación que para cada caso resulte más cómodo y lógico para la localización y recuperación de los documentos en sus carpetas, archivadores o estantes.
Los tipos de ordenación de las series documentales pueden ser:
Orden cronológico: Ejem.: Expedientes de reuniones de Consejo de Gobierno: año, mes y día.
Orden alfabético: Ejem.: Expedientes personales: nombres de personas físicas.
Orden numérico: Ejem.: Documentación contable: nº de control del expediente, correspondientes a un mismo ejercicio económico.

5.4 Técnica de señalización de expedientes

Estos elementos identificativos sirven para cualquier tipo de soporte documental, papel, microfichas, soportes magnéticos, etc.,
Para identificar el contenido de las carpetas de archivo, se ha normalizado una señalización que es la siguiente:
5.4.1 SEÑALIZACION DE CARPETAS:

En todas las carpetas hay que indicar una serie de elementos, para identificar el contenido.
Los elementos identificativos son:
Nombre del archivo de gestión
Código de cuadro de clasificación y título del expediente
Nº registro si el expediente lo tiene
Años de inicio y de finalización
Volumen en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas
Descripción del contenido y otra información que se considere necesaria
5.4.2 SEÑALIZACIÓN DE LAS SUBCARPETAS:

Los expedientes que tengan documentación de naturaleza diversa o compleja, se pueden archivar en subcarpetas dentro de la carpeta del expediente, formando grupos homogéneos.
Las subcarpetas, igualmente se identifican con unos datos comunes inscritos en los espacios apropiados.
Nombre: del archivo de gestión
Código: del cuadro de clasificación y título
Volumen en el caso de que el expediente ocupe varias carpetas o subcarpetas
Descripción del contenido y otra información que se considere necesaria
5.4.3 LOCALIZACIÓN DE LAS CARPETAS.

Para archivar las carpetas suspendidas se utilizarán distintos tipos de equipos o archivadores metálicos, que garantizarán las condiciones para la conservación de los documentos.
Las carpetas se ordenarán según el código y el título de clasificación, si acarrea diversas carpetas o volúmenes se ordenarán de la más antigua a la más reciente. Físicamente se podrán añadir pestañas o guías que indiquen el código, el título de la clase, etc.
En el caso de archivos que tengan un visor en la parte frontal del armario, se aprovechará para poner los códigos de clasificación de los documentos que contiene.


Recomendaciones para la ordenación alfabética de nombres de personas
1. Se sigue el orden del alfabeto español.
2. En la ordenación alfabética, las consonantes dobles “ch”, “ll” y “rr” se consideran como dos letras aisladas; es decir, la “ch” se ordena en la “c”, la “ll” en la “l”...
3. La ordenación alfabética se realiza palabra por palabra y letra por letra.
4. La ordenación alfabética de nombres de persona se realiza por los apellidos seguidos del nombre:
APELLIDO1 APELLIDO2, NOMBRE
5. Los apellidos compuestos se consideran como varios apellidos sin considerar las partículas que los unen:
APELLIDO1 APELLIDO2 APELLIDO3 APELLIDO4, NOMBRE
6. Cuando los artículos “los”, “los”, “los” y “los” preceden el primer apellido, se considerarán a efectos de alfabetización y no se pospondrán al nombre.
Ejem.: LA FUENTE RODRIGUEZ, CARLOS
7. Sin embargo, en la alfabetización se ignorarán los artículos “el”, “la”, “los” y “las” a partir del primer apellido.
Ejem.: RODRÍGUEZ LA FUENTE, CARLOS (El artículo “la” no se alfabetiza).
8. No se considerarán a efectos de alfabetización la preposición “de” sola o cuando vaya acompañada de artículos (“de la”, “del”, “de los”, etc.), tanto si precede al primer apellido como si se intercala entre apellidos.
Ejem: LA FUENTE RODRÍGUEZ, CARLOS DE (La preposición “de” se pospone).
RODRÍGUEZ DE LA FUENTE, CARLOS (Ni la preposición “de” ni el artículo “la” alfabetizan).

9. La conjunción “y” que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.
10. Los guiones (-) que suelen acompañar a algunos apellidos y, en especial, a los apellidos compuestos, asimismo se ignoran.

Consejos prácticos en la ordenación de archivos con el sistema alfanumérico

Ø Es extremadamente importante que cada Sección/Unidad mantenga su archivo correctamente organizado.








Ø Cada Sección/Unidad tendrá tantos responsables de su archivo de gestión como Negociados haya en la misma.



Ø Siempre que sea posible, la documentación será organizada en expedientes (con una estructura lógica, coherente y cronológica), debiendo procurar que su estructura permanezca siempre intacta y teniendo en cuenta que un archivo nunca puede organizarse por materias. Se entiende por expediente administrativo «una serie ordenada de actuaciones administrativas, correspondientes a un asunto o negocio».


Ø Los criterios para la formación de un expediente deben ser: uniformes, constantes y conocidos por todo el personal de la Sección/Unidad. El criterio básico de ordenación del expediente es el cronológico, ya que las actividades de la Sección/Unidad productora tienen una secuencia en el tiempo. Así, el documento que se produjo hace un mes debe ir colocado físicamente antes que el que se produjo hace unos días. No obstante, es necesario optar por otro tipo de ordenaciones como: ordenaciones alfabéticas, que son aconsejables para expedientes de tipos personales, numéricos o mixtos.

Ø Antes de iniciar o abrir un expediente concreto es conveniente asegurarse de que no exista ya como tal.


Ø No es aconsejable sacar documentos de su expediente natural. Cuando haya que hacerlo debe quedar en su lugar un testigo que sirva de señal de su extracción, en el que se especifique el motivo, fecha y persona que se responsabiliza de la misma. Dicho testigo se quitará cuando aquellos documentos extraídos vuelvan a su lugar en el expediente.

Ø Cada expediente debe estar contenido en una subcarpeta (de las habituales de colores o blancas con el escudo de la Universidad o las ideadas por la Unidad de Racionalización al respecto) en la cual serán anotados todos los datos que identifiquen dicho expediente.


Ø Debe evitarse que ciertos documentos, que pertenecen a un expediente, sean considerados como correspondencia cuando en realidad forman parte de él. No obstante, es erróneo incluir en un expediente concreto lo que no es más que documentación de apoyo informativo, esta documentación puede ser necesaria para la resolución del expediente pero no forma parte de él. Textos legales, boletines oficiales, copias de informes, dossieres informativos no son producidas por la oficina ni son originales por lo que deber ser eliminados antes de llegar al Archivo.

Ø Cuando un expediente ya resuelto tenga que servir de modelo o antecedente para la resolución de otros, no debe ser usado el original, sino una copia. Dicha copia figurará entre la documentación de apoyo informativo, que será destruida cuando concluya su utilización.


Ø En cuanto a la correspondencia propiamente dicha no conviene organizarla por «entrada» o «salida», ya que este criterio rompe la unidad de los escritos. Cada respuesta debe ir unida al documento que la originó.